経費担当者になると、各部署の職員から次々に領収書を渡され、パニックになることありますよね。別のタイミングで持って欲しいと思いながらも、経理部が忙しい時期と営業部の忙しい時期が異なることもしばしば。外勤職員はすぐに頻繁に外出する必要がありますので、経理や総務に渡せる時に渡して、いなくなってしまうこともよくあります。

私自身、金融機関で経費精算を担当していたこともあり、旅費や物品の領収書の山に悩まされました。領収書の山を見ると、やる気が削がれますよね。これは他の業務に支障をきたす恐れがありますし、紛失のリスクまで生じます。

そこで、この記事では効率的な領収書の整理の方法や、そもそも紙の保存を不要にできる電子化の方法について解説していきます。

経理課
はあ。経理担当になり、最初はやる気があったのに、領収書の山を見るともう何から手をつければ良いかわからない。領収書をもらうたびにしっかり整理しておけば良かったのだろうけど、まとめ方もよくわからないし、どうしよう。
専門家
領収書が増えていくと、処理が後回しになりさらに山が積もるという悪循環になります。そこで、領収書を保存するポイントをしっかりおさえておきましょう。また、紙の保存が面倒な方には近年領収書の電子化という方法もありますので、便利です。一緒に見ていきましょう。

領収書がない!紛失した時の3つの対処法

経費処理に領収書は不可欠です。しかし、営業担当者から「なんで必要なの?」や「失くしたんだけどどうすれば良いの?」と質問されることもあるはずです。そこで、経理担当者として質問にすぐ答えれるように領収書の意味をおさえておきましょう。

領収書の意義は領収書があることで「会社の経費でその金額を利用したこと」を証明できるのです。職員の不正を防ぐためにも、必ず領収書はもらってくるように伝えておいてください。

では、「領収書を紛失した」という連絡が経理担当のあなたのもとに寄せられたらどうすれば良いでしょうか。適切な支払いを証明するための領収書がなければ、経費処理をすることができないのでしょうか。

そんな時、出金伝票を起こすことでも対応できますが、それ以上に簡単な3つの対処法があります。しかし、これらはあくまで例外的な扱いですので、原則領収書の受領を徹底することにしましょう。

対処法①領収書の再発行を依頼する

ごく当たり前の方法ではありますが、購入した店に再発行を依頼してみましょう。店によっては一定期間以内であれば再発行可能な場合もありますので、まずは、担当者から店に再発行依頼をかけてもらいましょう。

対処法②レシートで代替処理する!領収書はレシートで代用可能

実は領収書はレシートでも代替処理を行うことが可能です。「領収書を失くした」と聞いたら、代わりにレシートをもらっていないか焦らず確認しましょう。

領収書のみが経費処理に対応できると思っている方も多いかもしれません。しかし、結論からいうとレシートでも問題ありません

むしろ、手書きの領収書よりも数量や料金がはっきりと印字されているレシートの方が信憑性がある場合もあるので、職員からレシートしかもらっていなかったと言われても、経費処理を断らないでください。

対処法③利用明細を参照する

①、②で対応できない場合でも、クレジットカードで支払った場合は利用明細を見れば品物・店・金額がわかるので対応可能です。そのほかにも通帳の明細やATM振込明細によって確認できる場合もあります。

領収証の貼り方や保存方法のポイント

それでは、ここから領収書が山のように積まれることや紛失を防ぐため、保存方法のポイントを解説していきます。

ポイント①紛失防止のルーティンを徹底

先ほどは紛失した際の対処法を解説しましたが、まずは紛失しないようにすることが最優先事項です。そこで、①担当者から領収書を受け取る、②領収書のデータを入力する、③領収書を貼るという一連の流れを守ることを経理課内で徹底し、紛失防止に務めましょう。

ポイント②A4サイズの紙にのり付け

クリアファイルに入れているだけだと、後から見返す時にわかりづらいですし、何より紛失のリスクがあります。そこで、領収書を受取次第すぐにA4の紙にのり付けしていくことをおすすめします。のり付けされた紙は、ファイルに綴り込んでいきましょう。

また、不正防止のため貼付時に担当者の割印を義務付けている企業も中にはありますので、あらかじめ同僚や上司に慣習を確認しておいた方が良いです。

ポイント③月替りにファイリングして保存

その月の経費処理が全て終わったら、ファイルにある用紙を取り出し、上下に厚紙をはさみ、紐でしばって、「〇〇年〇〇月」として保存しましょう。この処理を怠ると、次々にファイルが厚くなっていき、ファイルから紙が抜け落ちる危険性もあります。月末月初は多忙でしょうから、月初◯日に作業などと綴りこみ日を課内で決めておくと良いでしょう。

ポイント④保存場所は光・空気の触れにくい場所

特にレシートの場合、感熱紙になっているので光が当たりやすいところで保存すると印字部分が見えなくなる恐れがあります。領収書・レシートをもらっているから後に作業をすれば良いと安心していると、後で何も印字が見えない領収書が見つかるなんてことにもなりかねません。必ず光や空気の触れにくい場所に保存するようにしてください。

ポイント⑤領収書の保存期間は法人で7年、個人で5年

領収書には保存期間の定めがあります。以前は法人規模によって期間に違いがありましたが、現在は法人は一律で7年です。なお、保存期間の起算日は法人税申告日で、領収書の発行日ではありませんので注意してください。ちなみに、個人事業主の場合は原則5年とされています。

経費精算システムを利用して作業を効率化

電子保存

ここまで領収書やレシートの保存について解説してきましたが、それでもまだ面倒に感じてしまう方もいるでしょう。そんな時、領収書を破棄でき、面倒なのり付けが不要になる方法があります。それが経費精算システムを利用した領収書の電子保存化です。

領収証の電子化保存が可能に

2017年の税制改正に伴い、領収書の取り扱い方法が変わりました。これにより、原本の保存期間が7年という規制がなくなり、スマホやデジカメで撮影した領収書のデジタルデータでも、領収書原本の代わりとすることができるようになったのです。

ただし、電子データ保存を行う場合は、開始の3ヶ月前までに税務署に申請し承認を得なくてはなりません。その他にも下記に述べるように様々な条件があります。そのため、電子化を始めると言っても、すぐに原本を廃棄してしまうことのないよう注意しましょう。

実は、領収書やレシートを自動入力してくれる経費精算システムが登場していることをご存知でしょうか?
下記の記事ではそんな経費精算システムを取り上げております。

電子化保存の注意点

電子化保存の際には、原本保存にはない注意点がありますので、ここでいくつか確認しておきましょう。

まず、スマホなどで撮影した場合、500万画素数以上が必要になります。さらに、タイムスタンプというシステムで改ざんされていない証拠を残さなくてはなりません。また、電子化した領収書を検索する機能も備えていなければなりません。

経費精算システムにも、様々な種類がありますので、必ず上記の機能を備えているか確認しておくようにしましょう。
経費精算システムに興味のある方は下記記事をぜひご覧ください。

経費作業の効率化で仕事もはかどる

経費作業と領収書やレシートの整理は切っても離せない関係です。ついつい後回しになりがちですが、ここで課内で決まりを作っておけば、より効率的に進めることができるはずです。さらに、近年領収書を電子化保存することもできるようになったので、上司と相談し、経費精算システムを活用していくことも検討してみてはいかがでしょうか。

電子帳簿保存法の規制緩和により領収書の破棄が可能になりました。詳しく知りたい方は下記記事をご覧ください

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