交通費精算と聞くとつい面倒に感じてしまい、請求を躊躇ってしまう方もいるかもしれません。しかし、領収書が不要の場合もある交通費精算はポイントや書式をおさえておけば、簡単に処理することができますよ。

経理課
最近、営業課の人が交通費精算を頻繁にしているけれども、全部経理に丸投げでこちらの負担が重くなるばかり。なんとかならないかな
専門家
そんな時は、ポイントをおさえて相手側に説明すれば、経理側も経費を利用した側ももっと簡単に交通費精算をすることができます。ここからその流れを確認していきましょう

交通費申請書テンプレート3選!無料ダウンロード

本章では交通費申請書につかえる無料のエクセルテンプレートをご紹介いたします。

その際は、上記画像に掲載されているように、①申請日②所属③社員番号④氏名⑤日付⑥訪問先⑦交通機関⑧出発と到着⑨片/往⑩金額、そして決裁用の枠を入れておけば十分です。また、③と社員の振込口座が紐付けされていなければ、別途振込先口座番号の記入が必要な場合もあります。

もし、自分で作る時間や手間を省きたいという方は、以下に無料のExcel形式の無料交通費精算書フォーマットがあるので、ご活用ください。

交通費精算書(画像と同じもの)【ダウンロードはこちら】

交通費精算書(領収書添付用)【ダウンロードはこちら】

交通費精算書(横形式)【ダウンロードはこちら】

各項目の注意点については、公共交通機関を利用した場合と、それ以外の場合に分けて後ほど詳しく解説していきます。

その他テンプレートが必要な方は下記の記事もご覧ください。

公共交通機関利用時の交通費精算書の書き方・ポイント

では、実際に交通費精算書を申請するに当たり、どのような点に注意が必要でしょうか。まずは公共交通機関を利用した場合について解説していきます。

公共交通機関

ポイント1 各項目の内容の書き方

まず、先ほど挙げた必要項目について、何を記入していけば良いかそれぞれ説明します。

項目 内容
① 申請日 精算する日を記入します。複数の日時に及ぶ項目をまとめて精算する場合は、必ず全ての支出が確定してから日付を記入します
② 所属 自信の所属部署を記入します。各部課に予算が割り当てられていることが多いので、経費精算にも関係してきます。
③ 社員番号 社員番号を記入します。社員番号と精算金の振込先口座を紐付けしている企業もありますので、誤記入してしまうと、誤振込にもつながります。
④ 氏名 社員番号を記入します。③と氏名が一致しない場合、振り込むことができませんので気をつけてください。フリガナもつけておきましょう。
⑤ 日付 公共交通機関を利用した日を記入します。複数に渡る場合は、古い順から時系列で記入します。
⑥ 訪問先 訪問した取引先を記入します。物品購入をした場合は、その店名を記入しましょう。研修などのイベントに参加した場合は、主催者や参加した行事名を記入します。
⑦ 交通機関 「JR」「地下鉄」「バス」「市電」「タクシー」などを記入します。
⑧ 出発と到着 出発欄に乗車駅を記入し、到着欄には到着駅を記入します。改札を出なければ、乗換駅については記入不要です。
⑨ 片/往 片道利用だったか、往復利用だったかを記入しましょう。
⑩ 金額 記入した経路の料金を記入します。通勤経路と重なりすでに定期券がある場合は、定期券を乗り越した金額を記入します。その際は、定期券ありと余白や⑦の利用路線に記入しましょう。

ポイント2 領収書の処理方法は?

地下鉄などは、その都度領収書をとるのは面倒ですよね。公共交通機関は、ネットで該当区間の料金を調べることができるので、その金額を記入しましょう。さらに、最近では経費精算システムを利用することで、ICカードの利用履歴を自社の経費と連動させることができるものもあります。地下鉄を始めとする交通費精算が多い会社なら、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。

公共交通機関以外の交通費精算書の書き方・ポイント

もちろん、移動に営業車両やレンタカーを使う局面もあるはずです。その場合の交通費精算書の書き方は、上記と少し異なる場合もあるので、各項目解説していきます。

なお、営業車両(社用車)について、経費として発生するのはガソリン代と駐車料金のみです。それゆえ、会社によっては、交通費精算書での伝票起票ではなく、別の経費伝票がある場合もあります。念のため社内ルールを事前に確認しておきましょう。

ポイント1 各項目の内容の書き方

項目 内容
① 申請日 精算する日を記入しましょう。複数の日数にわたってレンタカーを借りる場合は最終利用日以降の日を記入します。
② 所属 自信の所属部署を記入します。各部課に予算が割り当てられていることが多いので、経費精算にも関係してきます。
③ 社員番号 社員番号を記入します。社員番号と精算金の振込先口座を紐付けしている企業もありますので、誤記入すると、誤振込にもつながります。
④ 氏名 社員番号を記入します。③と氏名が一致しない場合、振り込むことができませんので気をつけてください。フリガナもつけておきましょう。
⑤ 日付 領収書の日付を記入します。
⑥ 訪問先 訪問した取引先を記入します。物品購入をした場合は、その店名を記入しましょう。研修などのイベントに参加した場合は、主催者や参加した行事名を記入します。
⑦ 交通機関 レンタカー利用時には、「レンタカー」と記入します。
営業車両を利用した場合は、「社用車ガソリン代」、
「高速道路」、「〜パーキング」などの利用項目を記入します。
⑧ 出発と到着 高速道路を利用した場合には、出発に最初のインター名、到着に降りたインター名を記入します。
⑨ 片/往 高速道路の利用が片道か往復か判別するために記入します。
⑩ 金額 レンタカー代、ガソリン代、高速代、駐車代のレシート記載金額合計を記入します。

ポイント2 領収書の処理方法は?

公共交通機関の場合と異なり、ガソリン代などは確認方法がありません。レンタカー代、ガソリン代、高速代、駐車代いずれも領収書を申し受けし、交通費精算書の裏やA4用紙に貼り付けて保存するようにしましょう。その際、必ず交通費精算書とレシートの金額が同じであることを再度確認してください。

まずは交通費精算フォーマットと社内規程を確認

交通費精算はどの会社でも発生するはずですので、それに関するフォーマットや社内規程が事前に備え付けられている可能性が高いです。もし、勝手に別の書式を使用してしまうと二度手間になってしまうので、まずはそれらを確認しておきましょう。

また、近年は経費精算システムが経費処理に多いに役立っています

エクセルのテンプレートに手入力をしたりするのは大変ですよね?

公共交通機関での利用は、全国どこでもSuicaを始めとした交通系ICカードの利用が当たり前になっておりますので、利用額が自社の経費精算に連動すれば、大変効率化が進むはずです。

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