仕事をしているとほとんどの職種で「経費」と関わることになります。

この記事を読んでいる方も、上司から「早く経費精算をしろ」と言われ、急いで申請をしたものの書式を間違えてしまった、なんて経験があるのではないでしょうか?

また経理担当者も、従業員にごとに色んなやり方で申請が上がってくると、確認事項が増えてしまい経費精算業務にかける時間がどんどん長くなってしまいます。経費精算申請が正しいかどうか細かくチェックしなくてはならないので、意外と骨が折れる仕事です。

簡単な作業だと高を括って適当にやってしまうと痛い目を見るのが経費精算。面倒だからついつい後回しにしてしまいがちな経費精算をスムーズに進めるためにテンプレートを用意しました。書き方の注意も紹介するので、経費精算をマスターしましょう!

従業員が早く正しく経費精算を行うにはどうしたらいいのでしょうか?従業員の負担を減らしながら、経理の負担も減らしたいです。
経費の種類に応じたテンプレートと申請時の注意をご紹介します。誤りが減って経費精算がスムーズになりますよ。

経費精算書エクセル無料テンプレート4選!

経費の種類に合わせて、4つのテンプレートと書き方の注意を紹介します。

このテンプレートと合わせて領収証も忘れずに提出しましょう。

1.経費精算書テンプレート

迷ったらこのテンプレートを使用してください。どんな経費にも使えます。

内容欄には上司や経理担当者が分かるようにしましょう。

科目が分からない場合は、経理担当者に確認してから精算書を申請するとスムーズです。

 

こちらから経費精算書エクセルテンプレートファイルをダウンロード可能
経費精算書

 

2.旅費精算書テンプレート

出張にかかった費用を申請する際はこちらのテンプレートを使用してください。

旅費精算書エクセルテンプレートファイルをダウンロード可能

3.出張申請書テンプレート

会社によっては出張の際に、事前に申請書を提出する必要があります。

出張にかかる費用は概算でもOKなので、分かる範囲で計算して記載しましょう。

出張申請書

こちらから出張申請書エクセルテンプレートファイルをダウンロード可能

4.接待交際費申請書テンプレート

取引先との飲食代はこちらのテンプレートを使用してください。

先述した通り、会社によっては一人当たりの金額上限や、二次会は対象外などといった規定があるので注意してください。

こちらから接待交際費申請書エクセルテンプレートファイルをダウンロード可能

接待交際費申請書

仮払い用の申請書をお探しの方は下記記事はどうぞ

そもそも経費精算とは

経費精算とは、従業員数が業務のために立て替えたお金を精算するための業務です。営業であれば出張交通費を申請することが多いのではないでしょうか。もちろん営業だけでなく全ての職種で関わることです。例えば、業務に関わる物品の購入費や、会社負担の社内懇親会の費用なども経費に当たります。都度精算をするか、月毎にまとめて精算をするのが一般的です。

経費として認められるもの

原則、業務のために遣ったお金は経費となります。会社で使う私的なものは経費になりませんので注意してください。(スーツや自分専用の文房具など)

  • 出張旅費:主に営業が使うもの。出張時の交通費や宿泊費など
  • 消耗品費:業務に関わる物品購入費のほとんどがこれに当たります。文字通り消耗品ですので、機械などは異なります。
  • 接待交際費:取引先との飲食代です。会社によっては人数毎の上限が決まっている場合もあるので、自社が何人で取引先が何人なのか、きちんと把握しておきましょう。また二次会やあまりにも高額な場合は、「どこまでが業務なのか?」と指摘されることもあるので、注意してください。
  • 福利厚生費:会社負担の懇親会など。こちらも会社によって人数毎の上限が決まっている場合がほとんどなので、いくらまでが会社負担なのか事前に確認しておきましょう。

いずれの経費精算の場合も、必ず領収証が必要になります。領収証がないと経費として認められないこともあるので、なくさないようにしてください。

経費精算の流れ

会社の方針や規模により異なりますが、概ね以下の流れとなります。

最近は現金のやり取りをせずに、給与と一緒に振込にする企業が増えているようです。

1.立替払い(本人)

2.経費精算書作成(本人)

3.承認(上司)

4.支払処理(経理)

5.振込みもしくは現金払いでの受取(社員)

経費精算書の書き方

経費精算書を作成する際、以下の項目を埋めなければいけません。

  • 所属部署、氏名
  • 申請日
  • 日付(経費が発生した日付)
  • 内容
  • 支払先
  • 金額
  • 備考

内容は上司や経理担当者が見ても分かるように書きましょう。特記事項がある場合は備考欄に記載してください。

経費精算書の3つの注意点

経費精算の際に気をつけるべきポイントを3つご紹介します。

1.記載事項に誤りがないか

数字や記載内容が合っているかどうか確かめましょう。特に、金額はとても重要です。誤りがないかどうか、セルフチェックしましょう。エクセルに入力して計算した後に、電卓で計算し直してみるといいでしょう。金額が間違っていると、差し戻しになります。自身の負担はもちろん、上司や経理担当者の手を煩わせることになるので気をつけてください。

日付も大事です。日付を間違えていると領収証と経費精算書が合わなくなってしまいます。また、2019年と書くべきところを2018年と書いてしまう、なんてこともよくありますね。ちょっとしたミスですが、正しい経費精算書になりませんので、注意してください。

不明点があった時には自分の判断で進めるのではなく、上司や経理担当者に確認することで間違いも必然的に少なくなります。書類を円滑に承認するポイントをしっかり把握しておきましょう。

2.会社規定を満たしているかどうか

会社には就業規則を始めとして様々な規則や規定があります。全てを頭の中に入れることは難しいですが、ある程度は把握しておきましょう。

例えば、旅費出張費規定において役職毎の宿泊費の上限が、「係長以下は8,000円」「課長以上は10,000円」という風に定められていたとします。

一般社員がこの規定を知らずに10,000円の宿泊費をかけてしまった場合、2,000円分は自腹となってしまいます。自分が損をしないためにも今一度規定を確認しておきましょう。

その他にも、取引先との接待にかかる費用の上限や、文具や作業着など公私共に使えるものがどこまで経費扱いになるのかは事前に確認しておくべきです。また、自分の都合のいいように解釈するもの危険です。自分で判断してしまうのではなく、上司や経理担当者に確認してください。

「これは経費になりません」と指摘する経理担当者も心苦しいものがあります。お互いが嫌な気持ちにならないためにも、会社規定は守りましょう。会社規定は時に煩わしくもありますが、従業員を守るためにあるのです。

3.領収証を添付しているか

領収書の添付も忘れないように。経費精算書の裏面に、剥がれないようにセロテープなどでしっかり貼りつけるようにしましょう。貼り切れない場合や、整理がつかない場合は、白紙の紙に番号を付して、経費精算書の記入順をリンクさせると見やすくなります。

最も重要とも言えるのが、「領収証をなくさない」ということです。領収証は経費を立て替えた証拠なので、監査が入ったときにも厳しくチェックされます。保管の際には印字面が消えてしまわないように気をつけましょう。

領収証がないと、経理担当者としてはどうしようもありません。

万が一領収証をなくしてしまった場合、まずは支払先のお店に問い合わせてみましょう。再発行してもらえることもあります。再発行できなかった場合、すぐ経理担当者に相談しましょう。少額であれば対応してもらえるかもしれません。相談する際は、いつ・どこで・何に・何円遣ったのか正確に伝えてください。参考価格が分かるページがあると便利です。

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