「経費をつかうだったら先に仮払い申請をしておいてね」

こんなことを上司から言われて困った、なんて経験があるのではないでしょうか?

仮払い申請とは、どのくらい経費がかかるのかを事前に申請するものです。かかるであろう費用を概算して申請します。とりあえず申請はするものの、仮払い申請で提示した金額と実際に遣った金額が一致することはほとんどありません。仮払金が手元に残る場合や、オーバーしてしまい一時的に立替えることもあるでしょう。

仮払申請書を手書きで作成するのは、手間が掛かる上にどうしてもヒューマンエラーがおきてしまいます。この記事では仮払申請書のテンプレートと書き方の注意点をご紹介します。テンプレートは無料でダウンロード可能ですので、ぜひご活用ください。

また、面倒な仮申請を簡単にするための1つの手段として今人気のあるクラウド型の経費精算システムを紹介します。最近ではクラウド型の経費精算システムを導入する会社が増えてきました。自動化・データ化されることにより、これまでの業務の効率化・ストレスの軽減をもたらしてくれます。ぜひ最後まで読んでみてください。

仮払申請書の対応に時間がかかります。従業員たちも仮払申請書作成に時間と手間がかかっていてストレスになっているそうです。効率化を図るいい方法はありませんか?
仮払申請書のテンプレートと書き方の注意点をご紹介します。そして仮払い申請が楽になる「クラウド型の経費精算システム」についてもお伝えします。業務の効率がぐんと上がりますよ。

仮払い申請書エクセルテンプレート4選

仮払いエクセルテンプレート

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仮払いエクセルテンプレート

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仮払金とは、あらかじめ会社から従業員へ支払っておくお金

「仮払金」と聞いてどういうものなのかピンときますか?筆者である私は恥ずかしながら新卒で入社した会社で初めて「仮払金」という言葉を耳にしました。日常生活ではあまり使われることのない言葉ですね。

仮払金とは、ある事柄や物品購入にかかる費用など、内容や金額が確定しないうちにあらかじめ会社から支払っておくお金のことです。
宿泊を伴う出張で使われることが多いのではないでしょうか。

会社から支払った時点では何にいくら遣うか分かりません。従業員はそのお金を受け取り、事後に精算します。精算では何に何円遣ったのかを分類する必要があります。

仮払金が実際に遣った金額を上回っていた場合、手元に残ったお金は精算時に会社に戻さなくてはなりません。逆の場合は一時的に従業員が立替ているはずなので、経費精算申請が通ったあとに立替えた金額が戻ってきます。

仮払金はあくまで一時的に振り分けられたお金です。実際に内容が確定して初めて費用として見なされます。仕訳方法は後ほど解説します。

仮払申請書の書き方3ステップ

仮払申請書とは、仮払金を事前に申請するための書類のことを言います。

専用のシステムを導入していない場合は、手書きやExcelを使用する会社が多いでしょう。宿泊を伴う出張の場合には日当手当や交通費などをご自身で計算するしかありません。出張日程や場所に応じて毎回内訳が変わる場合もあり、記録、管理、計算等で煩雑になりがちです。

仮払申請書の書き方

おおまかには以下の流れです。どういう場合に仮払申請が必要なのかは会社ごとに異なりますので、自社のルールに従ってください。

  1. 必要な金額を概算する
  2. 「仮払申請書」に必要事項を記入する
  3. 仮払金を受け取る
    この時、経理担当者と申請者の両方が金額に不備がないか確認しあい、サインと捺印をする。

◆ 仮払い申請書の例

 

すべて書き終えたら、もう一度内容に間違いがないかどうか確認してください。特に、下記の項目の確認は必ずセルフチェックして誤りのないようにしましょう。
□申請日 □精算予定日 □仮払金額 □署名 □捺印 □目的

仮払金は概算でOKですが、何も計算せずに適当に申請をするのではなく、実際の宿泊費やこれまでの使用金額を元に申請するようにしましょう。あまりにかけ離れた金額だと申請が却下される場合もあります。

会社ごとに申請期間が決まっている場合もあります。受取希望日や出張開始日から起算して、何日前から申請可能で、締め切りがいつなのかも把握しておきましょう。確認を怠ったせいで申請期日を過ぎてしまった場合、とても迷惑がかかってしまいます。

仮払経費精算書の仕訳方法の例

仮払経費精算書とは、申請した仮払金が実際にどのように経費として使われたかを申告するための書類です。この時に余剰金や不足金の精算もします。
ここでは、仮払経費精算書の仕訳方法をみてみましょう。

例)営業担当のAさんが東京から大阪に出張し、仮払金7万円を現金で手渡しました。交通費で3万円、宿泊費2万円、接待交際費で1万円の領収書が後日提出され、現金1万円の返金がありました。

・仮払支払時

借   方 貸   方 摘   要
仮払金 70,000円 現 金 70,000円 仮払金支払(営業Aへ)

 

・現金精算時

借   方 貸   方 摘   要
旅費交通費 30,000円 仮払金 70,000円 仮払金精算
宿泊費 20,000円
接待交際費 10,000円
現 金 10,000円

 

・仮払金が不足していた場合

例)営業担当のAさんが東京大阪に出張し、仮払金5万円を現金で手渡しました。交通費で3万円、宿泊費2万円、接待交際費で1万円の領収書が後日提出され、現金1万円の不足がありました。

借   方 貸   方 摘   要
旅費交通費 30,000円 仮払金 50,000円 仮払金精算
宿泊費 20,000円 現金 10,000円
接待交際費 10,000円

このように記録していきます。

仮払金の注意点

先述した通り、仮払金は「支払った時点では使途や金額がわからないお金」です。適当な金額を申請するのではなく、ある程度現実的な概算金額を申請しましょう。仮払金は精算して初めて費用として認められます。面倒に感じることもあるかと思いますが、早め早めを心がけてください。もちろんミスなく申請することが最も重要です。

スピードや精度を上げるために、経費精算システムの導入を検討してみるのもいいのではないでしょうか。コストはかかるものの、それ以上に従業員や経理担当者の負担を減らすことができますよ。

経費精算システムのメリットやデメリットについて詳しく知りたい方は下記記事をどうぞ。

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