業務改善を検討されている事業者のみなさん、ワークフローシステムの導入は検討されていますか?「ワークフロー」とは簡単に言うと「業務において、案件が申請されてから処理されるまでの流れ」です。

業務の効率化を図るためには、このワークフローをできるだけスムーズにすることが大事です。ワークフローシステムを導入すると、ワークフローをパソコンやスマホのネットワーク上でシステム化することができ、申請から処理までの業務の手間や時間を大幅に減らすことができます。

経理課
ワークフローシステムの導入を検討していますが、導入によるメリット・デメリットを具体的に知りたいです。また様々なワークフローシステムがあって、どれを選択してよいか迷っています。
専門家
ワークフローシステムを導入すると、申請書作成から処理業務までを大変スムーズに行うことができます。代表的なワークフローシステム3つの特徴や機能の内容、利用料金等を紹介しますので、貴社の業務にあったシステムを探してみて下さい。

ワークフローとは

ワークフローシステムの導入を検討する前に、ワークフローとはどのようなものかを理解しましょう。

ワークフロー図化

 

 

 

 

 

図は営業担当者の経費を精算する際のワークフローです。赤矢印がフロー(流れ)を示しています。営業担当者が上司に経費を申請し、上司及び関連部署が承認・決裁した後、経理担当者が経費精算処理を行う、これが経費精算業務におけるワークフローとなります。

ワークフローシステムとは

ワークフローシステムとは、申請から承認、決裁、経理処理までの一連の流れを電子ネットワークの中で行うものです。

例えば営業担当者が経費をシステムに入力すると、承認者も決裁者もシステム上で内容を確認し、承認・決裁ができます。決裁後は経理担当者もシステム上で決裁された案件を確認し、経費精算処理を行うことができます。

システム上で案件が業務の流れの中でどの段階にあるのか、各人が把握することも可能です。

ワークフローシステム導入の4つのメリット

メリット①申請から承認、処理までの時間が大幅に短縮される

申請から承認、処理までの業務を紙媒体や個別のメールで行った場合、パソコンや手書きで申請書を作成し、上司に提出して承認印をもらい、経理担当者に書類を提出、経理担当者が書類内容を確認し、処理業務を行うといった手順が必要になります。

営業で頻繁に外出したり、事業所外での業務に従事している従業員は業務の承認を得るためだけに事業所に戻る必要がありますし、上司が出張や外出していたら、上司不在の間は業務がすすみません。

ワークフローシステムを使うとパソコンやスマホ上で申請、承認、処理が可能になるので、いちいち従業員が事業所に戻る必要はなくなりますし、外出した上司の帰りを待つ必要もなくなります。上司も外出先や出張中の移動時間に承認することができるので、業務処理までの時間が格段に早くなります。

メリット②業務の流れを可視化できる

紙媒体や個人間のメールのやり取りで申請や承認を行っていると、申請した案件の進行状況がなかなか把握できません。特に複数の部署での承認や処理が必要な場合は、申請書類が今どの部署にあり、どこまで承認がなされているのか分かりづらいことが多々ありますが、ワークフローシステムを導入すると、常に申請事案の進行状況を把握することができ、ミスや手戻りなく業務を進めることができます。

メリット③業務のペーパレス化を図ることができる

ワークフローシステムを導入すると、業務の処理がパソコンやスマホ上のシステムの中で行われるため、書類をプリントアウトする必要がなくなり、事業所内の紙の使用量を減らすことができます。環境問題への配慮が求められている昨今、業務の中で無駄な資源を出さないというのはとても大事なことです。

さらに書類の保管スペースを小さくできる、書類のファイリングなどが不必要になる、過去の業務についての検索が可能になるといったメリットもあります。

メリット④業務管理を強化できる

ワークフローシステムの導入によってワークフローが可視化され、業務を一元的に管理できるようになると、事業内のそれぞれの業務管理が容易になり、さらには業務全体の動向が把握できるようになるので、法令やルールに従った公正・公平な業務の遂行が強化され、また業務の改善点を常に見出すことができるようになります。

ワークフローシステム導入の3つのデメリット

デメリット①全従業員に操作を把握してもらう必要がある

ワークフローシステムの導入によって事業の効率化を図るためには、全従業員がシステム操作を把握しなければなりません。それまで紙媒体で業務を行っていた従業員の中には、システムに慣れるまで申請や業務処理に時間がかかってしまう人もいるでしょう。システム操作のマニュアルを充実させたり、導入前に十分な研修を行う必要があります。

デメリット②情報漏洩等に関する危機管理が必要になる

ワークフローシステムの多くはパソコンだけでなくスマホでの操作が可能で、申請も承認も外出先で行うことができるのがシステム導入のメリットの1つですが、同時にスマホをどこかに置き忘れたり紛失した場合、他者に操作されたり、事業の内部情報が漏洩してしまう危険性が出てきます。

スマホでの操作を可能とする場合は、スマホやシステムへのログインパスワードの管理を全従業員に徹底し、危機管理の意識向上を図ることが絶対条件となります。

デメリット③システムの導入費用がかかる

ワークフローシステムを導入することによって各従業員の業務に従事する時間が短縮されると人件費の削減につながります。しかし事業内容や従業員数によっては、ワークフローシステムの導入コストが事業経費として大きな負担になってしまう場合もあります。システムの導入を検討する際は、事業の費用対効果を十分に考えましょう。

おすすめのワークフローシステム3選

おすすめシステム①ジョブカンワークフロー

製品名 ジョブカンワークフロー
特 徴 ①初期設定が簡単

②申請における必須事項設定や入力制御機能があるので申請ミスや漏れを防ぐことができる

③申請や承認がされた時の関係者への通知機能や、承認期限アラート通知機能あり

初期費用 無料
月額費用 1ユーザーにつき300円(30日間の無料お試しあり)

※最低利用料金は月額5,000円

ホームページ https://wf.jobcan.ne.jp/
運営会社 (株)Donuts

おすすめシステム②Wa Wa flow

WaWaFlow

製品名 WaWaFlow
特 徴 ①2,000人以上での利用可能。

②申請書の用途に応じてテンプレートが選べ、簡単に申請書フォームが作成できる。

③ワークフローで承認がおりれば、そのデータをcsv出力することが可能。

初期費用 無料
月額料金 1ユーザーにつき400円(14日間の無料お試しあり)
運営会社 (株)アイアット OEC
ホームページ https://www.wawaoffice.jp/product/workflow/

おすすめシステム③Smart Flow

Smart Flow

製品名 Smart Flow
特 徴 ①管理画面がシンプルでわかりやすい。

②標準テンプレートが豊富。

③オリジナルテンプレート作成もドラッグ&ドラッグで簡単。

初期費用 無料
月額料金 20ユーザーまでなら利用料0円

20ユーザー以上は1ユーザーにつき300円(無料お試し期間あり)

運営会社 (株)VeBuln
ホームページ https://smartflow.vebuin.com/

まとめ

いかがでしたか?2019年4月に「働き方改革関連法案」の一部が施行されるなど、近年、全ての業種において業務の効率化が強く求められる時代になり、業務の生産性を上げることが重要視されるようになってきました。今回3つのワークフローシステムを紹介しましたが、貴社の業務改善に効果がありそうなシステムはありましたか?

従業員が少人数かつ事業内容がシンプルであれば、「Smart Flow」のようなある一定のユーザーまでは利用料無料のシステムが適していますし、従業員が多く事業内容が複雑であれば他の経理管理システムなどと連携ができる「ジョブカンワークフロー」や「Wa Wa flow」の方が適していると言えます。

一方でワークフローシステムはあくまでも業務効率化を図るためのツールの1つであって、そのツールを使って業務を改善していくのは事業者と従業員のみなさんです。貴社の事業にはどのような業務改善が必要なのか十分に検討して、ワークフローシステムの導入を考えてみて下さいね。

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