日々の業務を行う上で、交通費精算はどうしても後回しにされてしまいがちです。経理担当者としてはできるだけ速やかに精算をして欲しいところですが、対応してもらえずに困ってしまう事も。

この記事では交通費精算の意味や流れなどの基本的な内容から、交通費精算を効率化させるための方法まで、徹底解説しています。ちなみに筆者は申請者側・精算者側の両方の立場になった経験があります

自分の経験も交えつつ、交通費精算の双方のストレスを少しでも無くす方法ついて紹介します!

経理課
交通費精算がスムーズにいかないことが多く、ストレスを感じています。効率化できるいい方法はないでしょうか

専門家
交通費精算に関しては、申請側・精算側双方がやりづらさを感じているのが現状のようです。それぞれの問題点とともに、少しでも効率化させるための方法について解説します!

交通費精算とは、仕事を理由に支払った交通費を精算すること

展示会への出展や取引先へ車で行くなどの移動にかかる費用が交通費です。また、会社への通勤にかかる交通費については、「交通費」または「通勤交通費」と呼びます。

そもそも仕事をするために公共交通機関や車などの移動手段を使った経費は、基本的には会社が負担をします。具体的には営業担当者などが交通費の内容を経理担当者に申請し、経理担当者は内容が適正かを確認した上で精算処理との流れになります。

交通費精算で使えるテンプレート

交通費精算はなにかと後回しにされてしまいがちです。その理由は申請方法が難しい、よくわからないからとの意見が圧倒的に多め。

それを解消させるのが交通費精算書のテンプレート。自分で作ってもいいですが、テンプレートそのまま使用したり必要に応じて作りかえた方が、一から作るよりはるかに楽です。ぜひこちらのテンプレートを活用してくださいね!

交通費精算でよくある課題は「申請が面倒」【営業側】

交通費精算に関する営業側の最大の課題は「申請が面倒」な点です。営業担当者は1日中営業活動のためにさまざまな場所へ足を運んでいます。

優秀な営業担当者の場合、分刻みのスケジュールを組んで1日に数ヵ所の取引先へ向かうはず。それだけ交通費の申請件数が増えていきます。

それぞれの移動をすべて思い出して、経路や運賃を調べて申請書を作成し、上司の承認を得る作業はかなり手間がかかり、多い人では1ヵ月分の申請に2時間以上かかってしまうとの声も見られます。

このように営業側にとっての交通費精算業務は「とにかく面倒」な印象であり、中には「申請が面倒だから自腹でいい」と諦めてしまう方も少なくありません。

交通費精算でよくある課題は「チェックが大変」【経理・管理側】

交通費精算に手間がかかるのは経理・管理側も同じです。経理・管理側は不正受給を防ぐための最後の砦といっても過言ではありません。そのため、提出された内容をすべて細かくチェックし、適していないと判断したものは差し戻しをします。

差し戻しの際は、どの部分がチェックに引っかかってしまったのか、どのように記載すれば精算できるのかを社員一人一人に説明しなければいけません。経理・管理側にとっては、交通費精算のチェックに関する負担がとても大きい点が問題となっています。

交通費精算の流れ・方法を解説

交通費精算の流れや方法は、申請者側(営業)と精算者側(経理・管理)で大きく異なります。

まず申請者側(営業)の流れはこちら。

  • 交通費に関する情報(経路や運賃など)を調べる
  • 領収書または交通費精算書に必要事項を記入
  • 直属の上司に提出し、承認してもらう
  • 経理担当者へ提出する

提出後の精算者側(経理・管理)の流れは以下の通りです。

  • 提出された領収書や交通費精算書の内容を確認する
  • 不備があれば差し戻しをして再提出を依頼する
  • 内容に問題が無ければ交通費を申請者に支払う
  • 帳簿入力や精算書などのファイリングをする

これらすべての手順が完了して、ようやく申請者に利用した交通費が返金されます。

交通費精算を効率化・楽にする方法を解説

交通費精算を効率化する方法について、以下の2つが挙げられます。

  • 申請書フォーマットを使いやすくする
  • 交通費精算をIT化する

まずは申請書フォーマットを使いやすくする方法。この記事の冒頭でも紹介した交通費精算書のフォーマットを使用することで、どこに何を書けばいいのかが一目でわかるようになり、記入ミスを減らすことができます。エクセルの計算式を使って、申請書にデータが自動的にとぶようにしておくとかなり快適です。

交通費精算のような単純作業なのに時間を要する処理は、思い切ってIT化をすすめると、かなりの負担軽減が期待できます。具体的には以下の方法が挙げられます。

  • 交通系ICカード対応のシステムを使う
  • モバイルSuicaを使う
  • クラウド型経費精算システムを使う

交通費精算の効率化については以下の記事もあわせて参考にしてくださいね。

交通費精算の業務をIT化するメリット・デメリット

交通費精算システムをIT化する最大のメリットは、申請者・精算者双方の手間が大幅に削減されることです。中には会社で支給されたICカードを使って取引先へ行き、そのカードの情報をカードリーダーで読み取るだけで申請書を作成してくれる機能が搭載されているものもあります。

交通費精算をIT化すれば、承認を得るための上司への提出もボタン一つで完了。上司が承認ボタンを押せばデータはそのまま経理担当者に送られるので、提出や差し戻しのために書類を持って歩き回る必要もありません。

大きなデメリットとしては、費用が掛かる点が挙げられます。また、必要な情報をあらかじめ洗い出した状態でシステムを探さなければ、導入してから搭載機能が不十分だと発覚すると結局お金を払っているのに効率化されないといった事態にもなりかねません。

交通費精算業務をIT化する場合には、自社に合ったシステムを選ぶことが重要になります。

効率化ができる交通費精算システムを紹介

効率化の観点からいえば、交通費精算をIT化するのはとても有効な方法です。しかし会社に合ったシステムを選ばなければ思ったほどの効率化は見込めないのが現状です。

そこで、ケース別におすすめの交通費精算システムを紹介します。

ICカード連携機能が必要な方

SuicaやPASMOなどのICカードの使用が多い会社には、ICカード連携機能がついている交通費精算システムがおすすめです。

ICカード連携機能のメリットは以下の3つが挙げられます。

  • 入力ミスの減少
  • カードリーダーがあればどこでも精算が可能
  • 正確な情報が残るためチェックの負担が減る

ICカード連携ができる経費精算システムについては、以下の記事でわかりやすく比較をしていますのであわせてご覧ください。

モバイルSuica連携機能が必要な方

ICカードよりもさらに手軽なのがモバイルSuicaです。モバイルSuicaとはスマホで専用アプリをダウンロードするだけで、Suica同様に電車賃や電子マネーを使えるようになる便利なシステムです。

モバイルSuica対応の経費精算システムは、まだまだ少ないですが存在します。もしモバイルSuicaを利用しているのなら、対応している経費精算システムを使えばさらに便利です。

モバイルSuica連携に対応している交通費精算システムについては、以下の記事で詳しくまとめていますので、あわせてご覧ください。

無料のアプリやシステムを探している方

交通費精算のIT化は、デメリットでも紹介しましたが費用が掛かります。しかし会社としては導入前に無料で一度使用してみたいと思いますよね。

そこで、無料の交通費精算システムやアプリについて、以下の記事で詳しくまとめています。中には有料システムのお試し無料プランも紹介しているので、交通費精算のIT化を検討中の方は賢く利用してくださいね。

スマホで交通費精算アプリを使いたい方

営業担当者などの申請側が交通費精算を後回しにしてしまう理由として、申請する件数が増える程大変になるとの声がありました。

スマホで交通費精算ができれば、電車での移動中や取引先での待ち時間などに手軽に申請ができてとても便利ですよね。スマホで使える交通費精算アプリについて、以下の記事もあわせて参考にしてくださいね。

交通費に関する法律について

交通費精算をする上で知っておきたいのが、法律についてです。これに関する理解が不十分の場合は、不正受給を見逃してしまったり、法律的に認められていることを独断で断ってしまうなどの事態に繋がります。

交通費に関する見落としがちな法律の例は以下の3つです。

  1. 通勤交通費は15万円まで非課税で支給できる
  2. 通勤交通費のプライベート利用の可否は会社の規定に準ずる
  3. 領収書なしでの交通費精算は原則OK

詳しくは以下の記事もあわせてご覧ください

①通勤交通費の非課税限度額について

②通勤交通費のプライベート利用について

③領収書なしの交通費申請について

まとめ

交通費精算は単純作業ではありますが、その件数の多さから後回しにされてしまいがちな面倒な業務という印象です。中には精算書類を作るために残業をしている人も少なくありません。

その点、交通費精算システムを導入すればそれらのストレスが解消されます。費用は必要となりますが、精算書類を作るために費やしていた人件費を考えると、会社によっては大差ないかもしれません。

交通費精算にストレスを抱えている場合は、ぜひ便利な交通費精算システムの導入を検討してくださいね。

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