会社の経費になるもの・ならないもの違いは目的にあり!経費で落とすメリットを解説

会社員なら必ず「これって経費で落とせるの?」「経費で落とすメリットはなにか?」
という疑問を持たれたことがあるのではないでしょうか?

そもそも経費とは、売上を出すためにかかった費用のことを指し、経費で計上することで節税できるメリットがあります。
そのため、経費になるかならないかの判断基準は「売上のために使われたお金かどうか」という点にあります。

ただし通常の営業上に支出したお金だけでなく、経営者やその家族に使った分でも経費にできることもありわかりにくいポイントになっています。
間違って処理をしてしまうと申告の際に税務署から指摘を受けてしまうかもしれません。
本記事ではわかりにくい経費の基準や科目について解説していきます。

経理課
前任の担当者と同じように処理をすればいいと言われましたが、正しく経費計上できているのかわかりません。

経営者が使用した領収書も大量に回ってきますが、どのようにしたらいいものか悩みます。

専門家
経理の一番の仕事は、仕訳の繰り返しです。慣れないうちはどれがどの経費となるのか判断も難しいもの。経費の意味から、損金などの専門用語、科目の種類も見ていきましょう。

経費になるかならないかの違いは「売上のために使われたお金」かどうか

営業と経理で思い起こされるやり取りは何でしょうか?「これは経費で落とせません!」という経理の怒りのシーンでしょうか?たとえ業務上とはいえ、すべての費用を経費計上できるわけではありません。

経費にできるものは、「常識の範囲で売上のために使われたお金」です。

ポイントは「常識の範囲」で、取引先の接待で食事会をセッティングしたとします。一次会の食事代、コンパニオン代は経費計上がOKです。

問題は二次会。多くの会社では二次会の経費計上は意見が分かれます。相手が取引先の決裁権を持つ方からば経費として認めるが、たんなる社員なら認めないということも。

私が経理をしていたときにあったのは、研修を受けるための出張先でソフトクリームを食べた領収書が回ってきました。ソフトクリームに関係した企業ならば、他社の商品チェックとして経費にできますが、一般的にはアウトですね。

経費で落とせるものは「売上に直接関係するお金」だけです。

そもそも経費とは「売上のためにかかった費用のこと」

経費とは、売上を出すためにかかった費用のことです。
経理上で利益を益金(えききん)と表現するのに対して、費用は損金(そんきん)と言われます。昨今では経費削減が叫ばれていますが、この損金がないと会社は大変なことになるのです。

会社は1年に1回決算を行います。決算は会社の成績表であり、売上金額に対してかかった経費(売上のためにかかった費用)はこのくらいと国に申告。法人税が確定します。

この法人税を計算するときに使われるのが、売上と経費です。

課税所得=売上-経費

上記の計算式で算出された課税所得額に法人税は課されます。

「経費で落とす」の意味は「会社の損金として計上」するということ

ドラマなどでもおなじみのセリフ「経費で落としておいて」「経費でお願いね」。そして、お店での「領収書ください」。これらは「会社の経費として処理をする」という意味です。

飲食店で食事をすれば私たちは代金を支払います。それが経費となると会社負担になり、私たちは一時的に立て替えるだけになります。立て替えたお金を清算すればお金は戻ってくるのです。

会社の経費にして、なおかつ売上のために使われたならば、扱いは損金になります。法人税を計算するときに収益から差し引くことができるようになるのです。

もし、損金にできない支出ならば単なる費用となります。

支出した金額 収益から引ける 経 費
収益から引けない 費 用

経費で落とすメリット・デメリット

会社の経費とするとどのようなメリットとデメリットがあるのでしょうか?

メリット①:収益と相殺させることで、法人税が減る

損金の重要な役割は、経費が多ければその分だけ課税される所得も減ることです。会社の所得金額に対して法人税は課税されますが、所得を生み出すために使われた経費は相殺させることが認められています。

経営者としては少しでも多く損金計上したいと考えるのが一般的です。

経費を1,000万円計上した場合 経費を1,500万円計上した場合
売上(収益) 2,000万円 2,000万円
経費(損金) 1,000万円 1,500万円
利益(課税所得) 1,000万円 500万円
法人税(利益×40%) 400万円 200万円

メリット②:個人利用のものでも経費扱いになる

個人での使用に近いものでも、経費として処理をすれば個人にかかるはずだった所得税を減らすことができます。

たとえば社員旅行の費用なら福利厚生費扱い。

他にも、スポーツ施設の利用や学習教材の購入も、社員全員に機会が与えられれば福利厚生費とすることができます。この会社に勤めている恩恵・感謝とすることで社員満足度を高める狙いが。

また、この福利厚生費も経費(損金)になるので、法人税を下げる役割も務めます。

デメリット:異常に高い経費を計上すると、脱税を疑われる可能性がある

たとえ実際に払ったものであっても、会社の規模に見合わない経費を計上すると脱税を疑われる可能性が。

また、税務署は問題視しなくても、金融機関では融資を受けることが難しくなることも考えられます。これは融資をしても、今後キャッシュフローが苦しくなり、返済を受けられなくなることを懸念してのこと。

経費は正当性のある内容で、事業規模にあった金額を計上するように心がけましょう。

経費になるもの一覧

経費についての代表的な科目は以下のものです。業種や会社によって、支出科目は若干異なります。

各会社ごとに一覧を作っておくと、どの科目を使うかで迷うことが減ります。

科目名 取引先の内容
旅費交通費 電車代、高速代、駐車場代、宿泊代
通信費 切手代、電話代、FAX代、インターネット利用料
水道光熱費 電気代、ガス代、水道代
荷造運賃 宅急便代
給 与 従業員に対する給料、賃金、手当、賞与
福利厚生費 健康診断、慰安旅行
広告宣伝費 新聞雑誌の掲載料、チラシの印刷代、ロゴ入りカレンダーや贈答用品
支払手数料 銀行振込手数料、両替手数料
保険料 事務所の火災保険料、自動車保険料
租税公課 印紙税、自動車税
リース料 複合機や車のリース料
支払利息
借入金の利息
消耗品費 耐用年数1年未満、購入費用10万円未満のパソコンや機器、コピー代、文房具
会議費 会議に関わる飲食代、会場の利用料
交際接待費 取引先とのゴルフ代、慶弔金、手土産代、飲食代
減価償却費 固定資産で所定の計算をして配分された今年の額
法定福利費 健康保険・労災保険・雇用保険の事業主負担分
諸会費 業界団体の年会費、カード年会費
地代家賃 事務所や店舗の家賃、月極の駐車違反
雑 費 いずれにも該当しない経費

 

経費計上のミスを防ぎ、ラクにするためには?

会社の規模にもよりますが、経費の処理はほぼほぼ毎日やってきます。ルーチンワークです。毎日溜めることなく処理ができることが望ましいのですが、営業の多くは〆切ギリギリに書類を提出します。

領収書は項目ごとに並んでおらず、清算書にはミスが。差し戻しをすればさらに時間がかかり、残業になってしまいます。営業にとっても負担が大きいんです。

お互いに仕事を楽にするために導入できるのが、Dr.経費精算をはじめとした経理清算システム。

Dr.経費精算

領収書をスマートフォンで撮影すると、専門のスタッフが情報を代理入力してくれます。

他のOCRやAIの技術を利用しているものは、領収書の読み込み状況いよっては手入力での修正が必要です。Dr.経費精算はすべての領収書を人が入力し、ダブルチェックも徹底しておこなっているため99.9%の正確性!修正が不要なのです。

これまでの業務では、領収書をもらったら保管→帰社したら清算書を作成→上司から決裁をもらう→経理担当者へ提出という流れで、時間がかかりました。それがDr.経費精算は、領収書をもらう→撮影する→終了!領収書の紛失や書類の差し戻しによるトラブルなどがガクンと減ります。

経理業務のコンパクト化ができるので、大変おすすめです!

まとめ

経費にはそれぞれ決まりや細かい条件があります。会社が発展していくにはなくてはならないものですね。

しかし、経費の処理フローによっては業務が滞ったり、残業の原因になります。

そんな時には経費精算システムなどの導入がおすすめです!スマートフォンで領収書を撮影すれば、専門スタッフが領収書を代理で入力、仕訳けてくれるサービスがあるのです。

減らせる業務は一気になくすことが、これからの経理を生き抜いていくコツですね。

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