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経費精算をする経理部は月末になると伝票の確認作業に追われているのではないでしょうか?
交通費精算ひとつとっても、精算経路を確認して精算額を検算するのは手間です。誤りがあれば起票者に返却して修正してもらうことになり、若い経理部員は伝票をもって右往左往しているのではないでしょうか。

しかし、経費精算の負担は軽減できます。最近の経費精算システムは非常に優れていて交通費精算ひとつをみても精算経路を自動入力してくれますし、レシートをカメラ撮影しただけで自動仕訳する機能を備えたシステムもあります。担当者の入力の手間を省き、電子承認もでき、経理部の突合作業も省略できれば経費精算にかかる時間は大幅に短縮できます。

自社の負担となっている業務を洗い出し、自動化することで経費精算にかかる時間を大幅に短縮した事例もあります。実際にピュアリアルエステート株式会社では経費精算にかかる時間を90%も削減したそうです。

ちなみに筆者である私は大手企業の経理部で20年働き、経費精算から債権債務の管理や決算まで経理部の仕事を一通り担当してきましたが、経理の仕事の中でも経費精算は業務改善を一番しやすい仕事だと実感しています。

私の職場も経費精算システムを導入するまでは月末の残業は当たり前でしたが、導入してからは部署全員が定時で退社しています。この記事では私の経験をもとに経費精算システム導入の注意点を説明しながら、成功事例と失敗しないためのポイントをご紹介します。

 

経理課
月末になると一日中、精算伝票の突合をしてるんです。正直負担で、ため息です。間違いがあれば担当者に修正してもらわないといけないので残業も多くて。解決策はないでしょうか?
専門家
経費精算システムを導入してみたらどうかな。交通系ICカードのデータを読み込んだり、行き先をいれれば経路は自動で入力されるなどの機能が充実しているから確認作業が省略できるし、領収書も携帯のカメラで撮影すれば自動仕訳できるよ。経理部だけでなく、精算する方も伝票を起票する手間が減るから理解を得やすいと思うよ。

経費精算システム導入を成功させるための4つの注意点

経理精算システムの導入は事前準備が重要です。円滑に導入を成功させるための注意点を説明します。

注意点①自社に必要な機能の洗い出しを行う

経費精算システムに何を求めるかを明確にして導入するシステムを選定することが重要です。そのために自社の負担になっている業務を洗い出し、その負担部分を解決できる機能を備えているかを確認しましょう。

注意点②社内説明会を実施する

経費精算システムは経理部だけではなく、すべての従業員が使うものです。経理部の業務軽減を前面に出しては他部署の理解が得られず、円滑に導入することができません。使用する従業員のメリットを説明して理解を得ながら進めましょう。

注意点③初期設定や使い方習得に多くの時間をとられるなど通常業務に支障をきたさないようにする

新しいシステムを導入すると使い方習得に多くの時間をとられます。極力負担の少ないようにサポート体制の充実したシステムを選びましょう。必要があれば無料体験などを実施し、現在のシステムと並行稼働して本稼働前に解決できるトラブルは解決しておきましょう。

注意点④社員の協力や合意をとることが大変

どんなに優れたシステムでも、会社にはそれぞれの社内の企業文化があります。新しいシステムの導入と同時に、業務手順を大きく変えるとトラブルが起きやすいので注意しましょう。今までの精算方法を手動から自動に変えるくらいの気持ちが重要です。社員の合意はどのレベルまでの変更なら受け入れられるのかを諮る必要があります。可能であればプロジェクトを組んで各部署のメンバーをいれて進めると協力が得やすいと思います。

経費精算システム導入の成功事例

経費精算システムの導入に成功した事例をいくつかご紹介します。どの事例も導入にあたっては課題を洗い出し、導入するシステムの選定も根拠を明確にして判断していますので参考にしてください。

成功事例①会計ソフトとの連携にかかる時間が10~20時間 ⇒ ほぼ0になった株式会社ネットプロテクションズ

株式会社ネットプロテクションズ(東京都千代田区)は企業規模:約270名の後払い決済サービスや企業間決済サービスの運営を行う企業です。経費精算システムを導入するにあたり、差し戻しの改善と会計ソフトとの連携向上が主な目的で、求める機能が明確であったため複数のシステムを比較検討し理想の業務フローを実現できサポートの優れているDr.経費精算を導入しました。

株式会社ネットプロテクションズ

株式会社ネットプロテクションズ

従来の課題

レシート枚数も多く紙運用が大変で、入力ミスなどの差し戻しも非常に多かった。また、会計ソフトへの連携が紙で自動入力でなかったため手入力で非常に手間がかかり、月10~20時間を要していた。

導入後の効果

経費精算システムを導入したことで、交通費の自動連係や選べる経費科目、レシートの撮影機能により入力の手間がなくなり、精算に紐付いたワークフローのおかげで差し戻しが激減しました。会計ソフトとの自動連係で現場だけでなく経理部門でも作業効率があがり、会社全体の生産性向上を実現しています。

参考文献:Dr.経費精算はまさに理想の業務フローを実現するサービスでした。(株式会社ネットプロテクションズ)

成功事例②管理部の業務工数が1日分削減された株式会社ファンコミュニケーションズ

株式会社ファンコミュニケーションズ(東京都渋谷区)は企業規模:約420名のインターネットの成功報酬型アドネットワークサービスを中心に広告関連事業を展開するCPCターゲティング事業を展開する会社です。従業員の数が多く、使いやすいシステムという観点で、支払い依頼・仮払い・経費精算すべてに対応しているDr.経費精算を導入しました。
株式会社ファンコミュニケーションズ

株式会社ファンコミュニケーションズ

従来の課題

エクセルのフォーマットをダウンロードして紙に領収書を貼り付けて提出し、マネージャー・部長に承認もらい経理に提出する方法は、精算入力が手間で上長不在時の承認に時間がかかっていた。また、精算経路の確認をする経理部の確認工数が多かった。

導入後の効果

スマホで交通費申請が完了するので、従業員の経費精算の負担が圧倒的に軽減されました。経費精算のチェックの一部を上長が行うなど経費精算自体がフィーチャーされ、作業を分散化でき、経理部での確認にかかる時間が短縮され工数削減ができています。特に交通費精算は圧倒的に楽になり、経理目線でも業務工数が1日分削減されています。

参考文献:交通費精算が圧倒的に楽になり、システム導入の効果を実感!(株式会社ファンコミュニケーションズ)

成功事例③:作業時間約90%削減に成功したピュアリアルエステート株式会社

ピュアリアルエステート株式会社(東京都渋谷区)は企業規模:40名の収益用不動産の売買・仲介および不動産コンサルティングの会社です。経費精算システム導入にあたり、他社システムと比較検討した結果、レシートを撮影すると自動入力する機能やSuicaの読み取り機能など入力業務が軽減でき、経理の目線からみた管理画面の見やすさが決め手となりDr.経費精算を導入しました。

ピュアリアルエステート株式会社

ピュアリアルエステート株式会社

従来の課題

従来の精算方法は利用した経費をエクセルシートに入力し精算していた。記載漏れが多く、経費精算にかかる確認・修正作業が膨大で経理部門の負担となっていました。会計ソフトへの入力も手作業で行っており多くの時間をかけていました。

導入後の効果

営業側からはエクセルシートへの入力作業がなくなり、外出先や電車の中でも経費精算ができ経費精算が楽になったと好評です。経理部門も今まで2日~3日かかった精算作業が、作業時間を約90%削減でき数時間になりました。

参考文献:他社システムと比べてDr.経費精算はダントツだった(ピュアリアルエステート株式会社)

成功事例④:業務にかかる時間を従来の1/3程度へ削減することに成功したビズメイツ株式会社

ビズメイツ株式会社(東京都千代田区)は海外に現地子会社を持つビジネス特化型オンライン英会話および外国人の転職支援や有料職業紹介を行う会社です。経費精算システム導入にあたり、撮影するだけで自動入力する機能や交通系ICの読み取り機能など入力業務の軽減や会計の連係意外にも、外国人従業員へのフォローや海外出張した場合の利便性が決め手となりDr.経費精算を導入しました。

ビズメイツ株式会社

ビズメイツ株式会社

従来の課題

交通費精算をエクセルシートで管理しており、入力間違いが多く手間がかかり精算業務が遅れることがあった。また、海外出張時の為替レートの確認や計算する手間がかかっていた。外国籍の従業員は難しい漢字や日本語になると理解が困難なこともあった。

導入後の効果

日本語だけでなく英語のレシートも撮影するだけで自動入力でき、海外の交通費精算では為替レートを計算し日本円に自動変換されるため経費精算にかかる時間が大幅に短縮できました。従業員への説明も日本語と英語でしてくれたため外国人もシステムを理解でき、全体の業務効率がアップし負担が軽減されました。

参考文献:Excelによる経費精算業務では、経路の検索や経費の入力作業が面倒でした(ビズメイツ株式会社)

経費精算システムの導入に失敗するパターン

自社の状況や特性を正確に把握して経費精算システムを導入すれば成功事例でご紹介したような大きな効果が得られますが、失敗してしまう例も少なくありません。経費精算システム導入に失敗する場合は何が問題だったのでしょうか。失敗例と具体的な問題点をご紹介します。

失敗パターン① 事前の調査不足により期待したように機能しない

経費精算システムは多くの種類があり、それぞれに特徴があります。自社の負担となっている業務を把握することが重要で、事前調査が不足していと導入したシステムの特性と合わず期待した効果が得られないことがあります。

交通費精算が負担になっているのに交通系カードの読み込み機能が不十分で直近20件までしかデータ読み込みができなくて結局経路を検索して手で入力しているなどといったパターンです。

失敗パターン② 導入コストやランニングコストが予想外にかかる

経費精算は導入するシステムによって料金体系が違います。初期費用と月額に目がいきがちですが、システムによっては年間保守料やオプション料金がかかりランニングコストが予想外にかかる場合があります。サイトに価格シミュレーター機能があり試算できるサイトもありますので活用しますよう。

ランニングコストが高い

引用元:eKeihi

失敗パターン③ 社内の同意を得られず導入が進まない

経費精算システムを導入しても、もともと社内には今までの企業文化や仕事の流れがあります。それまで強引に変えようとすると社内が混乱して業務効率が上がりません。導入するシステムに併せるのではなく、企業文化に合った経費精算システムを選定しましょう。当然、最初から一致していることは少ないので、導入するシステムがどの程度カスタマイズできるかも大きな判断基準です。

まとめ

経費精算はすべての会社にある業務で多くの会社で負担となっています。自社の負担となっている課題を把握して、その課題を解決できる経費精算システムを導入すれば経理部だけでなく、全社の業務効率は上ります。経費精算の改善案は他部署から出てくることは、まずありませんから経理部ならではの仕事です。最初の一歩を踏み出すにはエネルギーが要りますが提案してはどうでしょうか。

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