事業者のみなさん、貴社の経費精算システムにはAI機能が搭載されていますか?AI機能と聞くと、ロボット開発や乗り物の自動運転などといったイメージが強いですが、経費精算システムへの応用も進んでいます。

社員が多かったり、領収書等が多数発生するような業務を行っている会社は、AI機能を搭載した経費精算システムを導入すると経理業務の効率が格段にアップする可能性があります

今回はAI機能を搭載した経費精算システムと従来の経費精算システムの違いについて説明し、さらにおすすめのAI機能搭載の経費精算システム3つをご紹介します。

経理課
AI機能がついた経費精算システムを導入すると業務の効率化は図れるのでしょうか?従来のシステムとの違いはどこなのか知りたいです。
専門家
AI機能がついた経費精算システムは貴社の経費精算業務の効率を格段に向上させる可能性があります。AI機能付きの経費精算システムの特性についてご案内し、またおすすめのAI機能付き経費精算システムをご紹介します。

ここが違う!AI機能搭載の経費精算システム

AI機能を搭載した経費精算システムについて説明する前に、経費精算処理業務の変遷についてご紹介しましょう。

経費精算システムの変遷

経費精算システムが大きく変化するきっかけは、平成27年度及び28年度に行われた電子帳簿保存法の改正で、スマートフォンによって撮影されたりスキャンされた領収書を一定条件下で画像データとして保存することが許可されるようになったことです。

以前は経費精算を行うには社員が領収書を貼付した申請書類を作成し、その書類を上長が確認・承認、部長に決裁された後、経理担当者が精算処理を行っていました。

外出や出張が多い社員は申請書類作成のために事務所に戻る必要がありましたし、承認する上長や決裁する部長が外出や出張をしていたら書類がそこで止まってしまう場合もあったのです。

システム導入前

経費精算システム導入前

経費精算システムはこの紙書類で行っていた申請・承認・決裁・清算処理を全てシステム内で行うものであり、スマホからでも申請入力や承認、決裁を行えるようになったことで、清算処理業務の効率は大きく上がりました。

経費精算システム導入後

経費精算システム導入後

領収書等の画像データが経費精算の書類として認められるようになってからは、画像読み取りスキャナ(OCR)機能が経費精算システムに導入されるようになりました。OCR機能によって、領収書をスマホやスキャナで読み取るだけで、画像内の文字情報が経費精算システムに入力されるようになったのです。

ocr機能搭載

OCR機能を搭載した経費精算システム

社員は領収書が発生したらすぐにそれをスマホで撮影したりスキャナで読み込み、その画像を経費精算システムに送信するので、領収書を紛失するという事態が少なくなりました。申請入力の手間もかなり簡単になり、清算処理業務の効率はさらに上がったです。

AI機能搭載の経費精算システムと従来のシステムとの違い

OCR機能によって入力の手間を省くことはできるようにはなりましたが、OCR機能はあくまでもスキャナであり、画像を文字情報に変換しているだけなので、領収書が汚れていたりしわくちゃになっていると文字画像をシステムに取り入れる際に誤認識してしまう可能性もあります。

そのため文字情報が誤認識されていないか、入力されているデータと実際の領収書とを見比べながらの確認が必要となり、間違っていたらデータを入力し直さなければなりません。その問題点を解決するのがAI機能です。

AI機能は画像をそのまま文字情報に置き換えるのではなく、画像から読み取った情報を認識した後、そこから得られる情報を文字データに変換して経費精算システムに取り込みます

AI機能は情報を文字データに変換する過程の中で機械学習や深層学習を行うので、システムを使えば使うほど文字認識の精度があがり、再入力の手間が削減されるのです。

AI機能搭載

AI機能搭載の経費精算システム

またAI機能は日付や店名、経費費目などといった項目ごとの仕訳も学習するので、データ全体の把握や分析もより密なになり、システムを使うほどに自社の都合にあったシステムに成長していきます

おすすめのAI機能搭載経費精算システム3選

AI機能が搭載されているおすすめの経費精算システムを3つ紹介いたします。AI機能以外の機能や利用金額、導入費用等を比較してみてください。

おすすめシステム①楽々精算

楽々精算

最新AI機能を用いたOCRを搭載した楽々精算は、読み取ったデータが電子帳簿保存法にも対応しており、外出先からの経費精算を簡素化することが可能です。金額に応じて会議費と交際費を自動仕訳など、仕訳機能も充実しており、多くの会計ソフトと連携しているので、手入力ゼロで経理書類が作成できます

製品名 楽々精算
機能 最新AI機能を用いたOCRを搭載

交通系ICカードやクレジットカードと連携可能

自動仕訳機能が充実

経費精算規程に反する申請のチェックが可能

初期費用 100,000円~
月額料金 30,000円~(利用者の数によって変動)
製作会社 株式会社ラクス

おすすめシステム②eKeihi

eKeihi

eKeihiは印字された文字だけでなく、自動取り込みが難しいされる手書き文字にも対応できるくらい精度の高いAI機能搭載のOCRを用いており、JPG、PNG、GIF、PDFなど多数の保存形式の画像データを文字データ化することができます。撮影した領収書は保管しなくてよいので、保管する場所を減らすことができ、事務業務のペーパーレス化を促進することができます。

製品名 eKeihi
機能 手書き文字にも対応したAI機能搭載OCRを採用

交通系ICカードやクレジットカードと連携可能

海外出張旅費の申請・精算も簡単(自動で円換算や税率管理)

Amazonビジネスでの購入管理可能

初期費用 無料
月額料金 月額29,000円~(利用者の数によって変動)
製作会社 イージーソフト株式会社

おすすめシステム③STREAMED

STREAMED

STREAMEDは領収書をスマホで撮影するのではなく、推奨スキャナーで読み取った領収書をAI機能搭載のOCRで文字データ化すると同時に自動仕訳を行います。STREAMEDの最大の特徴はオペレーターによるデータの二重チェックです。二重チェックされたデータはそのまま自社で使っている会計ソフトに取り込むことができます。

月額料金が基本料金12,000円+扱ったデータ数だけ(1データ20円)と比較的導入しやすい価格です。

製品名 STREAMED
機能 領収書はまとめてスキャン可能

オペレーターによる読み取りデータの二重チェック

読み取ったデータは国内の主要な会計ソフトに取り込み可能

メールや電話によるサポートあり

初期費用 無料
月額 基本料金12,000円+1データ20円(100データまで無料)
製作会社 株式会社クラビス

まとめ

AI機能搭載の経費精算システムについてご紹介いたしましたが、いかがでしたか?

2019年4月より施行された「働き方改革」により、事業者は事業を進めるにあたって労働時間の見直しと生産性の向上を目指す必要が出てきました。事業の効率化は今後の事業展開にあたって必要不可欠なことであり、それをサポートする新たな機能がAI機能です。

AI機能を搭載した経費精算システムは、AIの学習機能によってシステムを使えば使うほど入力データの精度が上がり、自社仕様のシステムになっていきます。AI機能自体も日々進化しているので、今後も経費精算システムの精度や便利機能の多様化が見込まれます。

一方で、AI機能を搭載した経費精算システムは、機能が多様であればあるほど従来のシステムよりも初期費用や利用料金がかかり、自社の経理状況を圧迫する可能性もあります。

「無料お試し」を設定しているシステムも多いので、上手にお試ししながら自社の事業運営の効率化にはどんな経費精算システムが適しているのか、自社の経費精算処理業務のどこまでをAI機能に任せられるのか、システム導入前には十分な検討をしてみてくださいね。

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