毎月、月末にどこの会社でも慌ただしく行われる経費の精算業務。
経費の精算業務は毎回、大変ですし気力体力ともに削られるものです。
そんな経費精算業務を効率化できるシステム「楽楽精算」に注目が集まっていますが、楽々精算導入にあたって、特徴や評判、メリット・デメリットも気になりますよね。
株式会社ラクスが開発したクラウド型経費精算システム「楽々精算」
初期費用が100,000円、月額費用はユーザー数で変りますが、30,000円から利用可能。
交通費をはじめとした業務で発生する経費を効率よく精算、仕分け、データ作成が可能で、毎月怒涛予納にこなさなければならなかった経費の精算業務が、スムーズに進められるようになりますよ。
ただ、必要機能にオプション費用が発生したり、初期設定代行やサポートで追加料金がかかることがあります。
オプション料金についても事前に見積もりにしっかり加えておかなければ、月額料金が高額になる可能性もあるので注意が必要です。
経理課
毎月の経費精算がすごく大変!楽々精算なら負担も軽くなるかな?使いたいけど、評判や使い勝手が気になります!他の経費精算システムとの違いも知りたい!
専門家
それでは楽楽精算の特徴やメリット、評判を解説しよう!

楽楽精算の基本情報

経費精算システム「楽楽精算」の気になる費用、利用できるオプションや便利機能、どんな企業が導入しているかもシンプルにまとめてみました。
運営会社 株式会社ラクス
料金 初期費用100,000円、月額30,000円〜(50ユーザーまで)40,000円〜(100ユーザー以内)、無料トライアル期間有り
交通費精算 交通系ICカード履歴自動取得・駅名入力での金額自動入力・定期区間における控除・交通系ICカードリーダー※モバイルSuicaとの連携は×
旅費・出張費精算 仮払い精算OK・外貨レート対応あり・出張日当手当自動計算・出張申請と発生経費の紐付け機能
便利機能 申請者、承認者、管理者でのチャット機能・レシート画像と入力データとの照合・誤入力防止アラート・全ての銀行データ自動作成・会計ソフト連携OK
スマホアプリ iPhoneアプリあり・レシート撮影で自動入力可能・電子帳簿保存対応※スマホでの経費承認はブラウザを開く必要があります
導入企業 毎日新聞社・パタゴニアインターナショナルインク日本支社・地球環境産業技術研究機構・FPTジャパン株式会社・ソニーライフエイゴン生命保険株式会社・日水製薬株式会社etc
導入企業についてはほんのごく一部にすぎず、年々導入する企業が増えています。

楽楽精算の3つの特徴

経費精算業務の業務軽減は、会社にとっても考慮していかなければならない問題です。
しかし、経費精算システム導入で使いづらいものを選んでしまっては、意味がありませんよね。
経費精算システムの導入を検討している向けに、楽楽精算の注目すべき特徴をまとめました。

特徴① 楽楽精算は導入実績国内No1。注目度も実績も十分。

交通費や出張費など、ビジネスシーンで発生する経費の精算業務は、社内での仕事がスムーズにいくよう合理化させることが重要ポイントです。
楽楽精算の場合、2016年末は導入企業の数がおよそ1,600社ほどでした。
その後、1年後にはおよそ1,000社プラスで2,600社を超え、現在も導入企業の数は右肩上がり。
特に中小企業や中堅企業でのシェアは国内でもダントツといっても過言ではありません。

特徴②交通系ICカードはカードリーダーにかざすだけでOK

経費精算の効率化を図った機能が揃っている楽楽精算。
特に注目すべきは交通費・出張費精算の効率化です。
現在、多種多様な交通系ICカードが使われていますが、ICカードをリーダーに読み取らせるだけで、あっという間に履歴情報が登録されます。
利用した区間や料金といった情報を自動で読み取ってくれるので、今までのように交通費申請書類を記入する手間が省けるのです。
また定期区間が含まれている場合も、事前に社員の定期区間を登録しておくだけで、経費に計上すべき交通費を計算してくれるため、交通費の重複や過払いも回避できます。
頻繁に発生する交通費・出張費などの経費を、申請する営業部も管理する経理部も簡単シンプルに管理することが可能です。

特徴③ 領収書も簡単読み取り&データ化

仕事関連の経費は領収書が必須。
経理部門では、提出された領収書をもとに内容や金額を管理して仕分けしなければなりません。
しかし、楽楽精算は交通系ICカード同様に、領収書をスマホで撮影することで、自動的に内容や金額がデータ化されます。
また営業マンが、出張先でスマホから送ることも可能で、県外での精算もリアルタイムで済ませることが可能です。
事前にクレジットカードも登録しておけば、利用明細も自動でデータ化可能。
領収書や利用明細が郵送されてくるのを待つことなく処理できます。
ちなみにデータ化された経費情報は自動で仕分けされ、使っている会計ソフトとの連携も可能なので、これまで全て手入力だった仕分け作業が大幅時短となるのです。
チェック済みの精算データをもとに振込データも作成可能なので、振込に関する作業も格段に必要作業が省けます。

楽楽精算の評判・口コミは?

実際に楽楽精算を導入している企業が、楽楽精算公式サイトにてメリットや現場での声を公開しています。

経費精算のシステム化で業務効率化を実現!企業規模拡大後も経理の人数はそのままで月次決算が完了。アナログな経費精算方法による業務時間とコストの圧迫を解消し、月次決算を限られた時間で完了させるため「楽楽精算」を導入。導入時より従業員数が100名増えた現在も、当時と変わらない経理の人数で月次決算が完了できている。

設定の柔軟さと、コストパフォーマンスの高さが「楽楽精算」を選んだ決め手!
様々な経費精算システムを比較検討した結果。

とても便利になりました。
待ってました!これからさらに精度は上がるのでしょうが、初版から精度も良いですし誤認識しても修正は簡単でした。よく考えられてますね。

楽楽精算のメリット3つを解説

楽楽精算を利用した際の、注目すべきメリットを3つ、ピックアップしました。
楽楽精算のもたらすメリットが、どれくらい会社にとって大きいかを考えてみてください。

メリット① 業務削減による時短が実現可能

楽楽精算のメリットの中で、特に注目すべきなのが、カード読込機能・自動データ化と連携機能です。
今まで経理部門がいちいち領収書を確認して入力していたものが、自動で読込可能もしくは自動データ化されるようになります。
例えば、交通費に関する手入力が激減。
申請者・商品者・経理担当者それぞれ手入力がほぼありませんので、正確な交通費の計算ができ、交通費の改ざんはできません。
交通費だけでなく、仕事で発生した経費で領収書をもらった場合、専用アプリをスマホにダウンロードしておくことで、領収書の読み取り機能、いわゆるOCR機能も使えるようになります。
領収書をスマホで撮影するだけでOK。
ちなみに電子帳簿への保存も可能なので、経理担当者の領収書管理も便利になります。
これまで必須だった業務削減と自動テータ化による時短が可能となり、経理担当者の仕事も軽減できるので残業削減にも繋がるでしょう。
事前に管理画面で規定を設定しておけば、領収書を申請する際に自動でチェック、間違った部分があればエラー表示が出るので、申請者も承認者も双方での手間が省けます。

メリット② 自動仕分け機能と会計ソフトとの連携機能

事前に勘定科目の紐付けを済ませておけば、領収書や経費の精算申請と同時に仕分けも完了します。
これは経理部署にとって、大幅な業務削減に繋がりることは明白。
また精算完了済みのデータを用いて、振込データ、いわゆるFBデータも簡単に作成できます。
日本国内全ての銀行フォーマットに対応したものなので、ネットバンキングを通じて社員への給料振込も大幅の作業と時間を削減しながら完了できるのです。
ちなみに各種会計ソフトとの連携機能もあり、精算データのCSV作成機能を利用すれば、会計ソフトでの作業へスムーズに移行でき、会計ソフトでの処理も手間暇を削減できるようになります。
※念のため、現在お使いの会計ソフトと楽楽精算が連携できるか確認しましょう。

メリット③ 経費精算業務でのコスト節約

楽楽精算を導入するにあたって費用は発生しますが、経費精算業務を長い目でみればコスト節約に繋がります。
クラウド型という性質上、サーバーの準備や保守にも費用がかかるもの。
税制改正があれば、設定を変更する必要も出てきます。
けれども楽楽精算は自動でバージョンアップされ、改修に関する費用も発生せずに使い続けることができます。
便利なオプション機能を使うことで、経理担当者の業務は大幅に削減されます。
営業に出ている社員も、経費精算に関わる申請書を手書きする必要がないので、移動時間にスマホで経費精算処理が済みます。
社員の業務が大幅削減されることはつまり、以前よりも他の業務にスムーズに取りかかれる、そして残業発生を回避することにも繋がるでしょう。
費用対効果が出るだけでなく、他の業務が捗ることで売上UPにも繋がる可能性が出てくるのです。

楽楽精算のデメリット3つを解説

メリットばかりでなく、デメリットも受け止めて考慮することが大切です。
トータルでどうしていくべきかを考えてみてください。

デメリット① 多数のオプションと追加料金

楽楽精算にはたくさんのオプション機能が揃っています。
その中でも少なくない数が、他者精算システムでは標準機能として装備されているのですが、楽楽精算で追加料金を払った上で利用するオプションとなっているのです。
便利なオプション機能ばかりなので、1つでも多くのオプションを追加すれば、経理に関する業務が削減できて作業効率も上がるでしょう。
しかし、オプション1つ1つの料金を確認しながら追加していかなければ、月額料金が予想以上に高額になってしまうかもしれません。
有料オプションの一例はこちら
  • 汎用ワークフロー
  • API機能
  • 英語対応機能
領収書を撮影して取り込める「ファイル添付機能」も利便性が高くぜひ取り入れたい機能ですが、有料オプション扱いとなっています。
どんなオプション機能があるのか、1つ1つ丁寧に確認すべきですし、本当に必要な機能をピックアップして見積もりを出してもらい、一度他者精算システムとも比較すべきでしょう。

デメリット②初期設定の代行は100万円

楽楽精算を導入するにあたって、必ず初期設定が必要です。
もちろん知識のあるプロが初期設定を代わりにやってくれる代行オプションがあるものの、その金額が100万円。
安いといえる金額かどうかは会社それぞれ捉え方が異なるでしょうが、決して激安ではありません。
システムも仕組みも把握しているプロに任せることができるので安心ですが、そこで納得できるかどうかは別ですね。
もちろん通常プランでは自社で初期設定も行えますが、設定の方法やシステムについてきちんと学んでおかなければなりません。
初期設定に必要な操作は、マニュアルは貰えるものの専門知識がない社員が行うとなれば大変な作業になります。
複雑な仕組みを理解し、間違いがないかを確認しながらの作業なので、通常業務にも支障をきたす可能性が出てくるでしょう。
特に連携機能や承認関連の設定も複雑ですし、出張で発生する日当の設定もかなり複雑です。
初期設定代行のメリットは魅力的ですが、費用がネックになるのもまた事実です。
ちなみに不明点や疑問点があれば、サポートデスクへと問い合わせができます。
便利にスムーズに使いこなすためにも、不明点や疑問点はすぐに解消して社内で共有したいところ。
社員へのレクチャーや伝達も滞りなく済ませたいものです。
ただ、実際に導入した企業の体験談では、会計ソフトとの連携に関する詳細を尋ねるときには、追加料金が発生したとのこと。
サポートに関する追加料金についても、事前に細かく確認しておく必要があるでしょう。

デメリット③ レシート読込機能・OCR機能の精度

業務用スマホとしてiPhoneを支給している会社であれば、レシートを撮影して読み込ませる機能・OCR機能が利用できます。
ただOCR機能はiPhoneアプリしかないので、iPhoneスマホを支給していない会社は使えません。
そして、OCR機能は月額15,000円の電子帳簿保存オプションを追加で契約する必要があります。
レシートを撮影するだけで情報を読み取り自動データ化できるのは便利ですが、オプション料金代を考慮して必要か不要か判断しなければなりません。
また、撮影したものが100%正しく読み込まれるわけでもないようです。
撮影したときに日付や金額を正しく読み取って、間違いなくデータ化してほしいところですが、100枚撮影した時には、何枚かは撮影のやり直しが必要となるでしょう。
撮影して正しい情報が読み取れなかった場合、手入力での修正作業が発生します。
もちろん情報が間違っていないかの確認も必須ですし、100%経費入力作業を削減できるわけではありません。
100%パーフェクトな自動データ化ができるわけではないので、念のための確認作業は必須です。

まとめ

楽楽精算は現在、中小・中堅企業で圧倒的シェアを誇る経費精算システムであり、交通費精算に便利なICカード読込機能や、スマホでレシート撮影からの自動データ化など、経費精算に関する便利な機能が満載です。
デメリットもあるものの、長い目でみればメリットが業務軽減や時短に繋がり、作業効率化やスピードアップが図れます。
業務軽減や時短は業績や売上を伸ばすことにも繋がるので、楽楽精算の見積もりで具体的に検討してみてはいかがでしょう。
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