「業務効率化を求められて経費精算システムを導入したいけど、よく分からない」「経費精算業務ってめんどくさい!」などとお悩みの方はいませんか?
経費精算業務の負担軽減やコスト削減、生産性向上のために経費精算システムを導入する企業も最近は増えてきています。
経費精算システムといっても、沢山あるので全てを調べるのは、難しいですよね。こちらの記事では、企業のニーズに沿った経費精算システムを探すための情報を解説していきます。

ケイコさん
先日、友人の会社で経費精算システムを導入したそうなんですが、「仕事がし易くなった!」と聞いて、うちの会社でも経費精算システムを導入を考え始めました。実際使ったこともないので、選び方もどれがいいのかも分からなくて・・・

セイジさん
私がその悩みを解決しましょう。経費精算システムとはどんなもの?という疑問や、導入のメリット・デメリット、現在国内で流通している経費精算システム14種類の特徴まで詳しく紹介します。

経費精算について知ってみよう

セイジさん
まずは、そもそも「経費精算」とはどんなことをする業務なのかをご説明しますね。

経費精算とは、社員が営業活動をする中で業務遂行のために使った経費を給与とは別に会社が支払うことを指します。経費精算をするためには、一旦立て替えて支払った費用が記してあるレシートや領収証を添えて申請し、上司や経理担当者の承認を得ることが必要です。

経費ってどんな費用?


一口に経費といっても様々な種類があるのでまずは、実際に経費の種類についてご紹介します。

旅費交通費 通勤費、駐車料、出張費
接待交通費 得意先への中元・歳暮、接待時の飲食代、ゴルフ代
租税公課 自動車税、事業税、固定資産税、消費税、印紙代
荷造運賃 小包を宅急便などで発送するための費用、箱、ヒモ、梱包用テープ
通信費 切手、電話料金
広告宣伝費 名刺、チラシ、販促用の品物代
損害保険料 自動車の保険料、火災保険、地震保険
福利厚生費 住宅手当、交通費、医療費、社員旅行の費用、慶弔見舞金
水道光熱費 電気、水道、ガス料金
修繕費 店舗や社用車・機械などの修理代
減価償却費 取得価格が10万円以上の建物や自動車・機械など
給料賃金 従業員へ支払う給料や手当
外注工賃 他の会社に委託する製造や工事の費用
利子割引料 事業に関わる借入をして発生した利子、受取手形の割引料
地代家賃 事業用の店舗や土地の家賃、事業で使用している駐車代
貸倒金 回収不能となった損失金額
雑費 経費の5~10%以下に収まる既存の経費項目に当てはまらない費用

このような項目に当てはまる費用が経費となります。この経費を精算するのが経費精算業務です。

経費精算の完了までの流れとは?

ケイコさん
経費って沢山種類がありますね。精算業務はどんな流れで進めるのが一般的ですか?

セイジさん
経費の種類は様々ありますが、主に申請することが多いのは、出張や営業活動をおこなう中で発生する交通費や宿泊費、接待費などでしょうか。実際に一般的に経費精算業務がどのような流れで行われるのか説明していきます。

経費精算の流れは、下記のような形が一般的です。

⑴領収書等を経費精算書や交通費精算書等とともに経理担当者や上司へ提出する。

申請する社員は、その月に使った交通費や旅費などの経費を申請書に記入しなければなりません。そのため、利用した経費の詳細を記録しておくことや、領収書の保管に気をつけること、締切日など社内規定を確認しておくことが必要です。

⑵経理担当者や上司が申請内容に問題がないか確認する。

提出された申請書や領収書を経理担当者が具体的に確認して、不備がないか、支出の用途が適正かを確認・判断します。

⑶経理担当者から社員に対して、経費分の金額を払い戻す

確認後、問題がなければ社員が立替えた金額を振り込み、会計システムに仕訳の入力をします。領収書や申請書があるものを全て支払うということではないので、経理担当者は自社の基準や規則、書類に不備がないか等の確認をしながら判断していかなければなりません。

申請者と経理担当者それぞれの悩み

ケイコさん
申請者と経理担当者どちらも難しい部分がありそうですね。実際どんなスキルが必要なんでしょうか?

経費精算業務はどの企業でも必ず発生しますが、Excelや紙で処理している会社が現在でもほとんどです。しかし、手作業で入力する場合、様々な問題が発生することがあります。まずは、経理担当者に必要とされるスキルと起こりがちな悩みについて迫って参りましょう。

経理担当者に必要なスキルとは

営業担当者から提出された経費の支出内容から会計処理をするためには、日商簿記3級合格程度の簿記の知識が必要とされます。さらに税務面などで問題になりやすい交際費等の判断もしなければならないので、基礎的な税務知識が必要とされることもあります。

営業担当者が考える!経費精算業務の3つのお悩み

セイジさん
申請する営業担当者としても経費精算業務には悩みも多いようです。下記のようなお悩みが多く発生しています。
営業担当者のお悩みポイント
⒈手書きや手入力が主なので、ミスが起きやすく大変。
⒉入力作業に時間がかかる。期限に間に合わない。
⒊手続きが多く、都度会社に戻るのが大変。

現在でも、経費精算業務はExcelや手書きが多く、申請するために、営業先から一旦会社に戻り、その打ち込みや記入をしなければなりません。そしてその書類を経理担当者や上司に提出というプロセスを踏まなければならないのです。さらに、提出した書類に不備があると差し戻しがあったりすると手続きにはかなり時間がかかります。

経理担当者が考える!経費精算業務の3つのお悩み

セイジさん
次に、確認や承認をおこなう経理担当者の経費精算業務に関する悩みを解説します。
経理担当者のお悩みポイント
⒈手書きや手入力が主なので、誤りが多く差し戻しが多い。
⒉入力や確認に時間がかかる。
⒊小口現金の管理が大変。

手書きや手入力の場合、入力のミスや書類の不備、勘定科目の間違いなどがおきがちです。また、申請された内容に誤りがないのかを確認する為、経路と金額があっているかなど確かめることも必要で、従業員数が多い企業の場合は、チェックに膨大な時間を要するという大きな問題もあります。また急な業務出費にも対応しやすい小口現金ですが、現金だからこそ、管理が難しいと言われています。

このような申請や承認の悩みを解決してくれるのが、このあとご紹介する経費精算システムです。

経費精算システム導入後の嬉しい5つの変化

ケイコさん
確かに、うちの会社でもそんな悩みを聞くことがあります。こういう悩みを解消するために経費精算システムを導入するとどんな変化が期待できますか?

セイジさん
たくさんの人が関わり、それぞれ負担を感じている経費精算業務の申請者と経理担当者のどちらの負担も軽減させてくれるのが「経費精算システム」です。経費精算システム導入後には、次のような変化が期待できますよ。主に交通費や旅費、出張費、立替経費の処理に活躍します。

⒈ 交通系ICカードの取り込み、交通費の申請・承認も楽々!

SuicaやPASMOなどの交通系ICカードを取り込み、交通費申請をすることができるシステムが多数リリースされています。端末にかざすだけでデータの取り込みができるので、運賃を調べたり、経路や金額を調べる必要がなく、負担が軽減されます。

⒉ レシートや領収書は写真で撮るだけでOK

保管が大変なレシートや領収書も写真を撮り送るだけで自動入力されるシステムもあり、経費申請にかかる時間が大幅に削減することができます。レシート等の保管、紛失の心配等の負担も軽減されます。

⒊ 外出先でも申請・承認が可能に!

クラウド型のシステムを導入すれば、スマートフォンやタブレットから外出先や出張先からでも経費精算の申請・承認が可能になります。今まで都度会社に戻って作業しなければいけなかった負担が軽減されます。

⒋ 申請フローを設定すれば複数申請も最低限に

システムごとに機能は異なりますが、申請フローがすべてシステム上で完結できるものも。紙と違い、紛失なども防げて承認漏れも防ぐことができます。
エラーやアラートが出るように設定できるものもあり、差し戻しで複数回申請しなければならないことも防ぐことができます。

⒌ 会計ソフトとの連携で、経理業務の負担を削減

会計ソフトに合わせたデータを作成できるシステムもあり、手入力の負担が軽減されることもあります。自動仕訳ができるシステムもあり、経理担当者の負担が大幅に軽減されます。

経費精算システム導入で考えられる3つのデメリット

セイジさん
メリットだけでなく、デメリットもあると理解した上で、検討していきましょう。

導入で嬉しい変化が期待できる反面、デメリットもいくつか考えられます。「こんなはずじゃなかった」と導入したことに後悔がおきないように、デメリットも把握しておきましょう。

⒈ 初期コスト・継続使用コストがかかる

新システムを導入するということは、少なからずコストはかかります。導入するためにも継続して利用するためにも費用はかかります。導入する前に、費用対効果を必ず社内でよく協議し、検討するようにしましょう。

⒉ システムに対応できない人からの不満が出てくる

新しいシステムを導入すると「以前のやり方のほうがよかった」「新しいシステムの使い方を覚える時間的余裕もない」という社員が一定数現れることがよくあります

「今までの紙で申請するやり方の方が良い」といった理由から、一部の従業員から従来の紙を使った申請を求められることが考えられます。その場合、「書類による申請」と「システムによる申請」の2つが存在してしまう可能性があり、経費精算業務がより複雑化してしまいます。

⒊ 導入後に欲しかったシステムとのギャップを感じる

価格を重視してシステムを導入したときに怖いのは、必要としている機能と実際搭載されている機能で差を感じることです。作業の効率化のために導入したにもかかわらず、機能が足りなかったり、使いづらく導入したこと自体を後悔するのは残念ですよね。

導入の際は、自社が必要とする機能が備わっているか、導入後のサポートはどうなっているのかを事前に確認しましょう。

経費精算システム導入成功のポイント

ケイコさん
メリットもデメリットも把握できたところで、実際システムを選ぶ時にどんなことに気をつければいいのか教えて下さい。

セイジさん
それでは、実際にたくさんのシステムの中から自社が必要とする経費精算システムを選ぶポイントについて考えてみましょう。

ポイント① 導入の目的を明確に定める

全ての要望を満たすシステムはなかなか存在しません。しかし、調べていくにつれ、あれもこれもと様々な機能に目移りして目的を見失ってしまうことも。それを避けるには、しっかりと目的に優先順位をつけて方向性を見失わないようにしましょう。

機能についての要望を表にまとめてみるのもお勧めです。また、システム導入の責任者は本来の目的からずれていないかを客観視し、判断できることが重要となってきます。

ポイント② クラウド型かオンプレミス型か

経費精算システムは、主にクラウド型とオンプレミス型があります。

経費精算システムの主流はクラウド型です。すぐ導入できて、初期費用も無料か少額で済み、毎月の利用料のみ。そのため低コストに抑えることができます。また、インターネットを介して使用するので、スマホなどから簡単にアクセスできます。コスト面や業務の効率化、アウトソージングサービスの検討に重点に置いている場合は、こちらがオススメです。

自社サーバーにインストールしてソフトを利用するオンプレミス型は、VPN等で接続しない限り、インターネットからはアクセスができません。初期費用はまとまった額が必要ですが、ランニングコストを抑えることやセキュリティ面での安心、自社に合わせたシステムの構築を重点に置いている企業にはこちらがオススメです。

ポイント③ 他のシステムと連携が取れるか

なかには、会計ソフトや給与計算ソフトの機能も備えたシステムもありますが、様々なシステムの操作方法を覚えるのは簡単ではありません。業務効率化を重視するのであれば、既存の会計ソフトや給与計算ソフトと連携ができるものがお勧めです。

ポイント④ サポートは充実しているか

経費精算システムを導入する際に、金額や機能のみで判断してしまうと、「実際使ってみたけど使いづらい」という事態に陥りがちです。導入前のサポートはもちろんのこと、導入後のサポート期間や保証の体制を事前に把握しておくことが重要です。

オススメ!経費精算システム14選

セイジさん
経費精算システムには沢山の種類がありますが、その中でも厳選したお勧めのシステムやサービスをご紹介いたします。

kintone経費精算


kintone経費精算は、企業向けグループウェアで知られている「サイボウズ(株)」がリリースしているマルチデバイス対応のクラウド型のアプリケーションサービスです。Kintoneはカスタマイズ要素がとても強く、企業ごとに適したシステムを簡単に作成することができます。スタンダードコースを利用すれば、外部の交通費計算サービスや会計ソフトなどとの連携も可能です。

  • 初期費用 0円
  • ライトコース 月額780円
  • スタンダードコース 月額1,500円
  • 無料期間 30日間
  • 特徴 企業ニーズに合わせてカスタマイズできる

Kintone経費精算に関して、導入をお考えの方は下記の記事をご覧ください。

ハイ!経費

ハイ!経費は、オフィスサポート事業やネットワーク事業で有名な株式会社オフィス24がリリースしている、クラウド型経費精算システムです。
ハイ!経費は1人300円から利用することができて1人から利用できることや、シンプルで使いやすいそのインターフェイスから導入しやすいサービスと人気のシステムです。

  • 初期費用 1アカウント¥1,000円
  • 月額 1アカウント300円
  • スタンダードコース 1,500円
  • 無料期間 トライアル可能。期間は要問合せ
  • 特徴 シンプルでわかりやすい表示、価格が安価で導入しやすい

ハイ!経費に関して、導入をお考えの方は下記の記事をご覧ください。

Staple

Stapleは、グッドデザイン賞受賞の洗練されたインターフェイスが特徴のクラウド型経費精算システムです。
領収書の自動読み取りや、交通系ICカードとの連携によって経費の申請の簡略化が可能です。
また、サポートが手厚く導入後のアフターフォローも万全です。iOS/Androidアプリのリリースもあり、外出先や店舗からスマートフォンで申請・承認が簡単にできるのも嬉しいポイントですね。

  • 初期費用 スタンダード1ユーザー600円
  • 月額 1アカウント300円
  • スタンダードコース 1,500円
  • 無料期間 トライアル可能。期間は要問合せ
  • 特徴 グッドデザイン賞受賞の洗練されたインターフェイス、手厚いサポート

Stapleに関して、導入をお考えの方は下記の記事をご覧ください。

eKeihi

eKeihiは、18年の実績を持ち、2,200社の導入実績を誇る経費精算システムの元祖ともいえるシステムです。50ユーザー以上が必要と、小規模な事業所では導入は困難ですが、中規模以上の企業であれば低コストで利用できます。月々かかるコストについては公式HPの価格シュミレータ―より調べることも可能です。英語対応もおこなっているため、外国人スタッフを多く雇用している企業からも人気を集めているシステムです。専任スタッフが企業を訪問し導入前や導入時の支援もおこなう為、不安点なく導入することができそうですね。

  • 初期費用 クラウド型 0円・オンプレミス型650,000円~
  • クラウド型 月額25,000円~
  • 無料期間 30日間
  • 特徴 電子帳簿保存法、自動仕訳対応

eKeihiに関して、導入をお考えの方は下記の記事をご覧ください。

MFクラウド経費

MFクラウド経費ことMoneyForward(マネーフォワード)クラウド経費は、専用のスマホアプリがあり、申請や承認を手軽にできるアプリケーションソフトです。多くの導入実績があり、導入した企業では、大幅なコスト削減や時間短縮を実現させています。マネーフォワード クラウドのバックオフィスサービスとの連携が可能です。税法改正や消費税の増税にも自動アップデートで対応しているので、電話だけでなくメールやチャットでも問い合せ可能とサポート体制も充実していて、導入後も安心して利用することができます。
MFクラウド経費に関して、月額やサービス等詳しく知りたい方は下記の記事をご覧ください。

経理BankⅡ

経理BankⅡは、クラウド型でいつでもどこでも経費申請や承認ができる経費精算システムです。経費精算にかかる時間と手間を削減し、業務効率化を目指す経理担当者の方にお勧めです。Windowsはもちろん、Macにも対応、日本語の他に英語対応もしているので外国人労働者の多い企業からも使いやすいと人気です。企業ごとの希望の入力項目に自由に変更して申請書フォーマットを作成することができるので、現在使用しているフォーマットをそのまま使うこともできます。

  • 初期費用 180,000円
  • 月額 30,000円(1~50人)
  • 無料期間 30日間
  • 特徴 マルチデバイス対応、電子帳簿保存法、英語対応

経理BankⅡの導入をお考えの方は、下記の記事をご覧ください。

Concur

Concur(コンカー)は、経費精算はもちろん、旅費や交通費の精算、会計ソフトとの連携機能も備わっているアメリカ発祥の経費管理クラウドシステムです。Concurは、その柔軟性とISO 27001、ISO 20000を取得するほどの高いセキュリティ性が魅力のシステムで、ニーズにあわせてカスタマイズすることが可能です。自由にカスタマイズできる故に、設定や使い方が少し難しいようですが、自社の規定に沿ったシステムを求める大規模企業で特に高いシェアを誇っています。

  • 初期費用 0円
  • 月額 30,000円~(要見積り)
  • 無料期間 なし
  • 特徴 ニーズに合わせカスタマイズできる、高セキュリティ

Concurの導入をお考えの方は、下記の記事をご覧ください。

らくらく旅費経費.net

らくらく旅費経費.netは、バックオフィスソリューションシステム「らくらくBOSS」シリーズのひとつの経費精算システムです。業界最安値水準の低価格ですが、しっかりと交通費・出張費だけにとどまらず、備品購入まで経費精算業務すべてを効率化するという特徴をもっています。駅すぱあとや交通系ICカードとの連携を標準搭載しているので、交通費精算を主眼に置きながらも、出張申請や精算、経費申請や精算を効果的に合理化を図りたい企業にお勧めしたいシステムです。

  • 初期費用 クラウド型 100,000円~
  • クラウド型 月額 税抜300円(1アカウント)
  • 無料期間 14日間
  • 特徴 低価格、シンプル、他のらくらくBOSSシリーズとの連携が可能

らくらく旅費経費.netの導入をお考えの方は、下記の記事をご覧ください。

楽楽精算

楽楽精算は、数々の人気クラウドサービスをリリースしている株式会社ラクスが開発した経費精算システムです。近年では滝藤賢一さん、横澤夏子さんらが出演するCMがお馴染みですね。導入実績は既に3000社を突破していて現在も導入件数は更に増え続けています。交通費系ICカード取込み機能や乗換案内システム内蔵により申請者の作業負担を大幅に軽減することができます。事前に勘定科目との紐付けをしておくだけで、経費の精算申請と同時に仕訳も完了できるという特徴は経理担当者にとって、とてもうれしいポイントですね。

  • 初期費用 100,000円
  • 月額 30,000円〜(ユーザー数により異なる)
  • 無料期間 有り(期間についてはお問合せください)
  • 特徴 低価格高機能、高いシェア率

楽楽精算の導入をお考えの方は、下記の記事をご覧ください。

TeamSprit

TeamSprit(チームスピリット)は、導入企業1000社超、ユーザ数16万人を突破している人気のクラウドサービスです。経費精算のみならず、勤怠管理・経費精算・タスク管理も一元化したシステムで、いままで別々に入力が必要だった事柄も1度の登録ですみ、業務効率化を目指すことができます。スマートフォンアプリも用意されているので、外出先での作業も可能です。

  • 初期費用 150,000円
  • 月額 12000円
  • 無料期間 30日間
  • 特徴 社内業務システムを一元化可能

TeamSpritの導入をお考えの方は、下記の記事をご覧ください。

STREAMED

STREAMED(ストリームド)は、銀行口座やクレジットカードの利用明細を自動仕訳し、国内の主要な会計ソフトにそのまま取り込むことができる経費精算自動化システムです。領収書をまとめてスキャンしアップロードするだけで、オペレーターが入力代行をおこない、手入力の負担をなくしてくれる経理担当者にはとても有難い機能もあります。

  • 初期費用 0円
  • 月額 12000円(税抜)
  • 1仕訳につき20円(税抜)
  • 無料期間 30日間
  • 特徴 社内業務システムを一元化可能

STREAMEDの導入をお考えの方は、下記の記事をご覧ください。

MerryBiz

MerryBiz(メリービズ)は仕入や売上の入力や経費精算など毎日の日々の経費精算業務を企業に経理業務の代行サービスです。MerryBizは、全国に700名ものプロ経理人材を抱えており、仕事の速さと正確性が魅力です。様々な上場企業での導入実績も有る為、利用する側も安心感を持って導入できそうですね。

  • 月額 100,000円~
  • 業務や規模にあわせて価格変動が有る為、要見積り
  • 特徴 社内のレシート・領収書を集めて郵送するだけのらくらく精算

MerryBizの導入をお考えの方は、下記の記事をご覧ください。

Dr.経費精算

Dr.経費精算

Dr.経費精算は領収書の入力代行が特徴の経費精算システムです。領収書をスマートフォンのカメラで撮影するだけで専任のオペレーターが入力を代行してくれます。入力されたデータの正確さと領収書やレシートの自動入力・データ保存容量が無制限なことが特に魅力的です。

  • 月額 9,800円~
  • 初期費用 0円~
  • 無料期間 30日間
  • 特徴 経費申請から承認までスマホで完結でき簡単

Dr.経費精算の導入をお考えの方は、下記の記事をご覧ください。

rakumoケイヒ

rakumoケイヒは、初期費用0円で1アカウント300円から利用できるため、その導入のしやすさ経費精算システムです。また、1アカウント600円のrakumoケイヒパックを選択するとGsuite・Salesforceと連携できるので、更に便利になりますよ。

  • rakumoケイヒ 1アカウント月額300円
  • rakumoケイヒパック 1アカウント月額600円
  • 初期費用 0円~
  • 特徴 スタンダードなコースが安価で導入しやすい、電子帳簿保存法対応のオプションも有り

rakumoケイヒの導入をお考えの方は、下記の記事をご覧ください。

クラウド経費精算 freee

クラウド経費精算 freeeは、会計ソフトのfreeeを使って経費を精算する方法です。現在はiOS限定ではあるものの、iPhoneでレシートや領収書を撮影して数項目を入力するだけで経費の申請作業が完了します。集計表等のレポート機能も搭載されているので、経費がそれぞれどの程度かかっているのかの確認も簡単におこなうことができます。

  • ベーシックプラン 月額4,780円
  • ミニマルプラン 月額2,380円
  • 初期費用 0円
  • 無料期間 30日間
  • 特徴 多機能(様々な情報をクラウドで一括管理できる)

freeeの導入をお考えの方は、下記の記事をご覧ください。

まとめ:システム導入で働きやすい環境に!

ケイコさん
早速、会社のみんなとどの悩みが一番解決したいか話し合ってみます!
色々のシステムがあって導入後を想像するとワクワクしますね。

セイジさん
新しい機能の導入は、誰しもワクワクしますよね!ただ、使用を継続しなければならない期間が決まっているものもあるので、慎重に検討してみて下さいね。

導入や継続利用にはもちろんコストはかかるものの、それでも利用者や導入する企業が増え続けているのは、経費精算システムがもたらす多くの効果を導入した企業が感じ取っているからでしょう。

デメリットももちろんありますが、それも加味したとしても、今かかっている経費処理の時間を実務に回したり、社員全員の負担を軽減させてくれるであるシステムをぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

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