経費精算業務や小口現金の出納業務などに思わぬ時間を取られてお困りではありませんか?
そういった問題はは法人カード(コーポレートカード)やクレジットカードを導入することで解決できるかもしれません。

法人カード、クレジットカードで経費精算することで期待できるメリットは3つあります。

①ワンクリックで経費登録ができ、経費入力が簡略化できる。

②小口現金を扱わずに済む。

③水増し申請などの不正を防止できる。

以上を解説しつつ、法人カード、クレジットカードを導入するメリットや、導入時に押さえておきたい点や領収書の扱いについても解説していきます。

最後には、クレジットカード連携できる代表的な経費計算システムも紹介したいと思います。

経費精算を楽にする法人カード・クレジットカード導入の4大メリット

手作業で行う経費精算業務は、経費を精算するにあたって大変時間を取られるものでした。

しかし、法人カードを利用する経費精算は従来に比べて、申請者のみならず承認者、経理担当者の負担が大幅に軽減されます。

メリット① 経費申請時の入力ミスが減り、確認の時間を削減

利用明細より金額や日付ができる法人カードは、経費の手動入力する必要がないため、入力ミスが起こりません。
そのため、経理担当者の確認作業の手間と負担がかなり軽減されます。

メリット② キャッシュレスで小口現金いらずの経費精算に変貌

現金を扱う経理作業における担当者の負担は相当重いものでした。業務の最後には当日の小口現金の残高確認と帳簿記入をしなければならず、1円でも合わない場合は誤差が無くなるまで終わることができないといった様相です。

しかし、法人カードを導入すると小口現金にまとわりついていた各種雑務から解放され、業務効率化に役立ちます。

メリット③ 経費申請における不正防止・ガバナンスを強化できる

法人カード・クレジットカード会社を通じて日付、金額などが申請されるため、社員による金額の誤魔化し、水増し等の不正な経費申請を防止することができます。
また、経費を多く使っている部署や社員などが明確になるため、社内ガバナンス強化にも役立ちます。

メリット④経費の流れを把握しやすくなる

クレジットカード名 締め日 支払日
JCBカード 15日締め 翌月10日払い
楽天カード 月末締め 翌月27日払い
イオンカード 10日締め 翌月2日払い

上の表は主なクレジットカードの締め日と支払日の表です。

ご覧になればお分かりいただけますが、カード会社によって締め日と支払日が異なります。

コーポレートカードとして、会社で使用するカードを統一すると、締め日・支払日も統一され経費の流れが明確になります。

この把握のしやすさは大きなメリットとなるでしょう。

経理担当以外にもたらされる法人カード・クレジットカードの4メリットとは?

法人カード・クレジットカードを導入することで恩恵を受けるのは経理担当者だけではありません。経営者、従業員にもメリットが沢山あるので紹介します。

メリット① ありがちだった社員個人での立替が無くなる

後から清算の場合、そのほとんどは社員による立替でした。航空券など数万単位を毎回立て替えるのに苦労をしたという方もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、法人カードを導入すると、会社の口座から支払われるので、立て替えるための現金を用意しとかなければならないといった無駄な手間や苦労が無くなります。

メリット② 小口現金の受け渡しの手間と時間をカット

小口現金を受け取るために、経理担当部署まで足を運ぶのはそれだけでも手間で面倒だったりします。特に外出が多い社員にとっては、社内で経理担当を探す時間ももったいないのではないでしょうか。

メリット③ 細々した経費の入力・申請が簡単にできる

経費精算システムにクレジットカードを登録することで、クリック一つで経費の登録が完了します。いちいち申請書やエクセルに入力せずに済むため、非常に楽に経理業務が進みます。

従来のような領収書の保管に気を配ったり、申請ミス・不正チェック・転記など手間と時間は必要なくなります。

メリット④ 各種特典がついてくる

コーポレートカードには、カード会社別に様々な特典がついていることがあります。ここではアメックスを例にどのようなサービスがあるのか見ていきましょう。

特典例① カード会員のみが利用できる旅行予約サイト

カード会員専用旅行予約サイトでは、国際線航空券、レンタカー、ホテルのオンライン予約ができます。

また、メンバーシップ・リワードポイントを旅行代金の支払いに直接充当できたりと、出張の多い会社にとっては嬉しい特典となっています。

特典例② 旅行傷害保険が手続き無しでついてくる

国際航空チケットやツアー代金の支払いをカードで行えば、最高1億円の海外旅行傷害保険が付帯されるので、安心して出張等に行けます。他にも、会員限定イベントなども催されることがあります。

経費精算を法人カード・クレジットカードで行う際の2つのデメリット

クレジットカード連携の経費精算システムを導入すると、便利なことだらけのような気がしますが、逆にデメリットにはどのようなものがあるのか見ていきましょう。

デメリット1 使ってから清算まで時間が掛かる

一般的なクレジットカードもそうですが、使用した日から口座引き落としまでに時間が空くため、残高の管理は必要になっていきます。

デメリット2 経費使用の実感が湧きにくい

これも一般的にありがちですが、クレジットカード払いだと金銭使用の実感が湧きにくく、人によっては使い過ぎてしまう可能性があるかもしれません。

経費精算を行う場合には領収書の扱いはどうする?また領収書がない場合は?

基本、領収書は不要

通常、法人カード・クレジットカードでの支払いに対して、経費精算の領収書は不要ですが、会社に規定が設けてある場合には、領収書の提出が必要なこともあるので、確認しておくことは必要です。
また、クレジットカード払いの場合、お店側に領収書の発行義務がないので、断られることもあります。そういったことも含めて、確認しておいた方がいいかもしれません。

領収書の代替書類は必要

上記で記したように領収書が出ない場合もあるのに、領収書は税法で7年間保存しておかなければならないという決まりがあります。
そこで領収書の代わりと認められる書類が必要となり、その領収書の代わりの書類として「利用明細書」が代用されます。
税法で定められた必要項目が利用明細書には記載されているので、領収書がない場合はこちらを保管しておくようにしてください。

クレジットカードのポイントは、内部規定を定めた方が良い

クレジットカードは支払金額に応じてポイントがつく場合があります。会社の経費として得たポイント等の特典に関しては原則会社のものとされますが、個人使用してしまっても違法ではないという曖昧さがあるため、トラブルを避けるためにも社内で規定を策定しておいた方が良いでしょう。

そういった諸々の対策として、個人カードではなく、コーポレートカードでの清算を薦めている会社もあるようです。

法人カード(コーポレートカード)の2つの注意点

① キャシングは不可

法人カードは貸し倒れリスクを避けるため、キャッシングができないようになっています。事業資金として現金を借りるには「法人カードローン」「ビジネスローン」を組むことになります。

② 個人使用をさせない

法人カードを一社員が私的目的で使用しないようにしなければなりません。会社のカードは業務以外で使用しないようにきちんとした線引きをしておかないと、経費精算業務上でもマイナスとなります。法人カードの個人使用禁止は会社全体で取り組まなければならないでしょう。

効果倍増!法人カードとクラウド型経費精算システムの組み合わせ方法

法人カードを導入することにより、経費精算は簡略化されますが、経費精算システムを併用することで格段に効率化できるようになります。

①経費精算システムのカード自動連携

経費精算システムに法人カードやクレジットカードの利用履歴を自動連携させることで、経費申請の手作業入力がなくなります。

②法人カードと経費精算システムの二枚看板で完全キャッシュレス

法人カードを導入するとキャッシュレスできる部分は大幅に増えますが、どうしても小口現金での経費のやりとりは残ってしまいます。

ですが、経費精算システムも導入すると法人カードも含め、全ての交通費・経費精算が行えるようになります。

③会計ソフトに自動連携できる

法人カードの導入だけでは、会計ソフトへのデータ入力までは手が回りませんが、経費精算システムも同時に扱えると、会計システムと自動連携できます。

手入力が必要だった会計ソフトへのデータ入力も、クリック一つで簡単になります。

法人カード・クレジットカード連携できる経費精算システム4選の機能比較表

法人カード・クレジットカードの導入は経費精算効率を高め、経費精算システムを併用することでさらに業務効率を上げることできるようになります。
しかし、肝心の経費精算システムはどのようなものがあって、何を選択するのが良いのでしょうか。

4つのシステムについての比較を表でご覧ください。

Dr.経費精算 楽楽精算 MFクラウド経費 Concur Expense
月額費用 領収書枚数ごとの課金 30,000円 (50ユーザーまで) 900円 レポート数による課金制
レシート撮影機能 オペレーター入力 OCR入力 (iPhoneのみ) オペレーター入力 オペレーター入力 (他アプリと連動)
スマホアプリ △※iPhoneのみ
Suica連携
クレカ連携機能
連携カード数 48種 8種 142種 5種
プライベート利用除外機能 不明
カード明細の編集有無 編集可能(編集時アラート通知) 編集不可 なし 不明

①Dr.経費精算

2016年にサービスを開始し、現在では400社以上で利用されているDr.経費。

Dr.経費で最も特徴的なのが、スマートフォンで撮影した領収書などの内容が自動入力されるというレシート読み取り機能です。これは2000人のオペレーターによる入力なので、対応範囲が広く手書きのものも読み込めるため、OCR入力に比べはるかに便利な機能となっています。

②楽楽精算

楽楽清算は、国内導入実績ナンバー1を誇り、現在も熱い注目を集める経費精算システムです。

楽楽清算の特徴は、誰にでも簡単に扱える手軽さと機能性のバランスの良さ。特に注目すべきは、交通費、出張費清算の効率化で、カードリーダーにかざすだけで履歴情報から利用した区間、料金などを自動に読み取ってくれます。

③Concur

海外発の経費精算サービスのConcurは、フォーチュン500のうち、約半数のの企業に導入されている世界的な経費精算システムです。

多様な外部サービスとの連携が魅力の経費精算システムとなっており、大企業向け経費管理ソリューションConcur Expenseを日本でリリースしています。

④MFクラウド経費

MFクラウド経費は、多種多様なクレジットカードに対応しており、その数は125種、対応電子マネーは15種と大変多くなっているのが特徴の経費精算システムです。

また、MFクラウド会計と連携可能で、仕訳の証憑の確認が簡潔にできるなど、データ連携が簡単に行えます。

まとめ

法人カード・クレジットカード導入には様々なメリットがあります。また、経費精算システムを併用することで、その効果は飛躍的に上がっていきます。会社への導入をお考えであれば、参考にしていただきニーズに合ったものを導入できるようにしてみてください。

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