外国人の従業員が多く、経費精算業務に時間が掛かっている。
海外出張の度に、経費精算につまずいて業務に支障がでている。

そんな悩みを解決してくれる経費精算システム、英語対応のシステムを探してはいないでしょうか?

英語対応のシステムには大きく分けて2タイプあります。

  • 英語を使用する頻度が高い、英語の文書をよく扱うといったケースに対応するもの
  • 海外出張など海外と交流する機会が多く、海外の領収書や出張申請の仮払いなどに対応するもの

求めている機能によって、どんなシステムが適しているかは異なるので、ここでは2つのケースそれぞれについて、特徴や注意点といった知っておきたいことをまとめていきます。

主だった経費精算システムについて、機能や価格などが一目でわかる表を用意しましたので、そちらもご覧になってください。

英語対応している経費精算システム5選の機能比較表

月額料金(1ユーザーあたり) 英語表示 英語の交通費検索 レシート撮影機能 外貨対応状況 出張申請機能
楽楽精算 30,000円~(50ユーザー) ※オプション(月額10,000~で可能) × OCR入力(iPhoneのみ) △(新規レートは手動で追加)
ジョブカン経費精算 400円~ × × △(新規レートは手動で追加)
Dr.経費精算 領収書枚数あたりの課金 オペレーター入力
Concur レポート数毎の課金制 × 外部連携入力オプション
MFクラウド経費 900円 × オペレーター入力

上記の表は英語対応機能のある主な経費精算システム5つの比較表です。

外国人従業員が多い企業の中で比較的多くの企業で使われているのはDr.経費精算です。

理由としては、英語表示機能、外貨設定機能という機能面もそうですが、英語でのヘルプサポートがあるので、外国人従業員も戸惑うことなく使用開始できるという点が挙げられます。

①Dr.経費精算

Dr.経費精算は400社以上の企業で導入されている経費精算システムです。

2016年のリリース以来、順調に導入企業を増やしており、その特徴は2000人ものオペレーターによる、領収書読み取り機能です。

OCR入力に比べてはるかに柔軟で正確な自動入力を可能にしており、経費精算業務を飛躍的に効率化します。

②楽楽精算

楽楽清算は導入実績国内No1の実績を誇り、現在も順調に導入数を増やしている経費精算システムです。

その特徴は、誰でも覚えやすく手軽に使える機能性です。例えば、交通ICカードは、カードリーダーにかざすだけで、履歴を読み込んで経路から料金まで自動で入力できるといった簡潔さが人気となっています。

③ジョブカン経費精算

ジョブカン経費精算は、他社の経費精算システムに比べて料金が抑えられることが魅力のシステムです。

また、かゆいところまで手がとどくという言葉通りに、経費承認期限アラートや勤怠管理システムとの高い連動制など特徴的な機能も有しています。

 

④Concur

Concurは全世界4万社、4500万ユーザーに利用されている世界的な経費計算システムです。国内でも700社以上が導入しており、高い知名度があります。

特徴としては、豊富な外部サービスとの連携や数万人という大企業でも対応できる機能性の高さなどが挙げられます。

⑤MFクラウド経費

MFクラウド経費はクレジットカード等の外部サービスとの連携機能が強く、クレジットカード125種、対応電子マネーは15種と他システムに比べて非常に多い数字となっています。

また、MFクラウド会計と連携することによって、経費精算~会計へのデータ連携が簡単に行えるようになります。

英語対応の経費精算システムはどう選ぶか

英語対応の経費精算を必要とするケースには2パターンあります。

① 外国人従業員が多数在籍していて、社内で使用されている言語が英語、文書が英語といったケース。

② 社員はほぼ日本人ではあるが、海外出張等が多いため海外の領収書の処理機能や出張申請で仮払い機能が欲しいケース。

どちらのケースかによって、経費精算システムに求める機能や解決すべき課題が違ってくるのでこれを念頭において解説していきます。

外国人従業員が多数在籍している企業の3つのポイント

外国人従業員が多いため、経費精算システムに英語対応を求めているという企業へ向けての3つのポイントを解説します。

  1. 英語表示をした場合の操作性
  2. 英語でも簡単に交通費精算ができるか
  3. 英語でのサポートがあるかどうか

この3点について見ていきましょう。

ポイント① 英語表示をした場合の操作性

経費精算システムに求められることの一つに操作性があります。視認性、操作性はどうかということは非常に大切な要素ですが、それは英語表示の際でも同じことでしょう。

MFクラウド経費、Dr.経費精算は日本語から英語への常時切り替えがワンクリックででき、とても簡単です。

ジョブカン経費精算は、ワンクリックで表示切り替えはできるものの、一部(交通費清算書、経費精算申請書など)は英語に切り替わりません。外国人従業員の日本語レベルによっては申請自体が困難ということになるかもしれません。

また、楽々清算は上記表でも示した通り、英語表示にするには追加オプションとして月額プラス10,000円が上乗せされるので、その点は気をつけた方が良いでしょう。

ポイント② 英語でも同じように交通費精算が可能か

従来、交通費精算は最も手間のかかる清算作業と言っても過言ではありませんでした。

使った経路を検索し、金額を調べてIC系カードの履歴を添付して提出といった経験はあるのではないでしょうか。

それに比べ、経費精算システムを利用すると駅名を入力しさえすれば、定期区間を抜いた金額が自動入力され、無駄な手間が掛かりません。

また、最安値、最短経路の選択もできるので、不正も起きにくくなっています。

このように大変、便利な経費精算システムの交通費精算ですが、英語でも同じことができるかどうかは当然大切なポイントです。英語しか分からないという従業員にとっては死活問題と言ってもいいかもしれません。

Dr.経費精算では、英語やローマ字で駅名入力すると自動で駅名候補が表示されますが、ジョブカン経費精算では、他の項目は英語で表示されるものの、経路選択は日本語で駅名入力する必要があるといった違いがあるので、その辺りも事前に押さえておく必要があります。

ポイント③ 英語でのサポートも対応しているか

日本の企業に勤めていて、全く日本語が分からないという外国人従業員は少ないかもしれませんが、それでも英語の方がスムーズにコミュニケーションを取れたり、すぐに理解できたりするのではないでしょうか。

さらに、経費精算のような専門的な単語が並ぶシステムを扱うのならば、外国人従業員にとってはことさら英語の方が分かりやすいと思います。

英語でのサポート体制が整っているか、外国人従業員にシステムの使い方を教えること可能か?という点は大きなポイントなので、これについても確認しておくことをおすすめします。

海外出張が多い企業は注意したい3つのポイント

一方、外国人従業員は多くないが海外出張が多く、海外の領収書などに対応した経費精算システムとして英語対応を求めている企業にとっては

  1. 海外レシートに対応しているか否か
  2. 外貨に対応しているか
  3. 出張申請・仮払い申請の機能の有無

以上の3点が大切なポイントとなります。

ポイント① 海外のレシート・領収書でも読み取れる機能か否か

レシート読み取り機能は、スマートフォンで撮影したレシートの日付や金額を自動で取り込む機能のことです。

この機能は、レシート片手にいちいち入力するといった雑多な作業をせずに済むようになり、従来に比べ大幅に時間と労力を削減してくれます。

レシート読み取り機能の自動入力にはオペレーター入力とOCR入力の2通りの入力方法がありますが、手書きの領収書でも対応できるなど精度が高いのはオペレーター入力です。

基本的に、レシート読み取り機能は日本語のみの対応となっているため、英語やその他の言語に対応しているか確認が必要です。

  • 各経費精算システムのレシート読み取り機能表
レシート読み取り機能 英語レシート対応
楽々清算 OCR入力(iPhoneアプリのみ) なし
ジョブカン経費精算 なし なし
Dr.経費精算 オペレーター入力
Concur オペレーター入力(外部アプリ連携) 不明
MFクラウド経費 OCR入力+オペレーター入力 不明

DR.経費精算は、領収書をスマートフォンで撮るだけで経費精算できるというとてつもなく手軽で、最速の経費精算サービスです。 サービスを導入してしまえば、利用はとてもシンプルですし理解しやすいと思うのでオススメです。

ポイント② 外貨対応はどうか

外貨に対応した経費精算システムは、現地通貨で経費を入力しても、自動で日本円に換算してくれるので、海外出張の経費精算をする際には大変便利な機能です。

また、最新レートの自動取得や、為替レートを設定しておけるといった設定もできます。

  • 各経費精算システムの外貨対応表
外貨対応 レート設定機能
楽々精算 △(新規レート追加は手動の追加) △(レート設定は可能だが、最新レート取得は不可)
ジョブカン経費精算 △(新規レート追加は手動の追加) △(レート設定は可能だが、最新レート取得は不可)
Dr.経費精算
Concur
MFクラウド経費 △(最新レート取得不可)

ポイント③ 出張申請への経費の紐づけと仮払いは可能か

紙やエクセルでの出張申請や仮払い申請は非常に手間が掛かる作業の一つです。

こういった手間を削減するには、経費精算システムにそれらの機能がついているかの確認をしてください。

出張申請・仮払い申請の機能がついていると

  1. 事前に出張申請を出して、出張中の領収書を紐づけすることが可能
  2. 仮払い申請し、仮払金を受け取り、後から経費を紐づけすると、使用金額、使用内容、あまりの金額が自動計算される。

<各経費精算システムの出張申請・仮払い機能表>

出張申請機能 仮払い機能 日当自動計算
楽々清算
ジョブカン経費精算
Dr.経費精算
Concur △(計算式による日当計算不可)
MFクラウド経費 ×

 

英語で「経費精算」とは?

  • 経費精算= expense 
  • 経費清算書=expense report
  • 経費精算申請書=expense reimbursement form

まとめ

ビジネスの国際化が進んでいる中、英語対応の経費精算システムの導入を考えている企業は多くなっています。

ご紹介した各経費計算システムの特徴や機能を比較検討し、より自社のニーズに合ったシステムを選択してみてください。

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