単なる外回りの交通費でなく、出張で多数の社員の旅費を処理するのは非常に手間がかかります。経理にも負担がかかり、費用が大きいほどミスも起こりやすいです。そこでおすすめしたいのが旅費精算書テンプレートです。

旅費精算書テンプレートには様々なフォームが無料でダウンロードでき、お好みのスタイルが選択できます。すでに必要記入事項がフォーマットされているので、書き忘れもなくなります。長期間の出張中にさらに移動があっても、漏れのない申請ができるでしょう。

これだけは押さえておきたい項目を含めた旅費精算書テンプレート4選をご紹介します。書き方や注意点、評判やメリットやデメリットもまとめてチェックしましょう

おすすめ旅費精算書テンプレート4選

おすすめの旅費精算書テンプレート4選をチェックしましょう。

1. 横書き出張旅費精算書テンプレート

横書き旅行精算テンプレート

横書きのシンプルな旅費精算書テンプレートです。重要項目は大きく太字になっており、さらにグレーになっているのでわかりやすいでしょう。上段の3つの枠は査印欄です。記入事項が長くても、横書きテンプレートならゆとりを持って記載することができます。

旅費精算書テンプレート1

2.縦書き旅費精算書テンプレート

縦書き旅行精算書テンプレート

縦書きの旅費精算書テンプレートです。シンプルな項目事項でわかりやすいテンプレートです。上から下へと読みやすく、下部に査印欄を設けたまとまりあるデザインになっています。必要に応じてカラーで見やすくしたり、フォントを大きくするのも良いでしょう。

旅費精算書テンプレート2

3. 自由記入式の旅費精算書テンプレート

自由に記入できる旅行精算書テンプレート

交通費などの主要事項欄のスペースがオープンになっており、自由に記入することができます。文字の大きさが制限なく記入でき、ラインからはみ出すこともありません。申請事項が少ない時にもおすすめです。

旅費精算書テンプレート3

4. 複数の旅費申請におすすめ旅費精算書テンプレート

複数の申請におすすめ旅行精算書テンプレート

出張先でさらに移動があった時など、明確にわかりやすく申請できます。欄が一つにまとまっていると記入漏れしにくいので、立て続けに出張が予定されている時も安心です。交通手段もすでに項目欄に入っているので、素早い申請ができます。

旅費精算書テンプレート4  

旅費精算書テンプレートの書き方

旅費精算書テンプレートの書き方についてチェックしましょう。テンプレートによって記入事項が異なりますが、以下の項目を含むフォーマットが基本です。

  • 申請日…2019年5月22日
  • 申請者の部署と氏名…人事部 〇〇太郎
  • 出張先…株式会社〇〇
  • 期間…2019年5月10〜17日
  • 目的…京都支部の10周年記念パーティーへの参加、新プロジェクトの会議など
  • 宿泊先(住所込み)と料金…〇〇ホテル、〇〇旅館など
  • 日付と移動区間…2019年5月10日、東京から京都
  • 移動交通手段…新幹線
  • 仮払金額(必要に応じて)…2万円
  • 差額(必要に応じて)…4万5,000円
  • 上司の承認欄

宿泊先は連絡先込み、宿泊料は全泊分を記載します。移動区間はメモ書きをしておき、日付と併せて詳しく移動区間を記入しましょう。出張前に仮払いがあった場合は、差額も記します。

出張旅費を申請するときの4つの注意点

出張旅費を申請するときに、4つの注意点を押さえておきましょう。

1. 申請はその月内に済ます

出張後はなにかと仕事の整理整頓で忙しく、出張旅費の申請を忘れがちです。タイミングが遅くて出張旅費が受理されないことにならないよう、出張が終了した月内に申請を完了しておくことをおすすめします。どうしても仕事で手が離せない時は、経理にいつまでに申請しておくべきか聞いておきましょう。

2. わかりやすい筆体で記入する

出張旅行旅費を記入するときは、誰にでもわかるような数字や文字で申請しましょう。筆記体や癖字があると、間違って計算されてしまう可能性もあります。急いでいるとミスが発生しやすくなるので、ゆとりがある時にゆっくりと記入しましょう。

3. 全ての事項を正直に記入する

出張先でかかった費用は、全て正直に記入することが前提です。特に端数は四捨五入などせず、領収書に書かれている通りに記入することが大切です。また、実際使用していない不正な金額を申請するのは問題外です。

出張先で予定以外の出費が出たときは経理に内容を相談して、申請に値するか相談することをおすすめします。誠実に勤務をしていることを証明するためにも、正確に記入しましょう。

4. 領収書は必ず控えておく

出張先でかかった費用の領収書はしっかり控えておきましょう。経理が後で精算書と照らし合わせる時に必要となる場合があります。クレジットカードで支払った時も、領収書はまとめて保管しておくことをおすすめします。

旅費精算書テンプレートの評判と口コミ

旅費精算書テンプレートを実際使用した方の評判と口コミを読んでみましょう。

 

各種遠征の交通費清算とかを、この手の書類にまとめておくのが良いかもしれない。。。

参考文献:Twitter

社内旅費清算書のWEB版って無いかね?例えば、新宿-宇都宮だと新宿湘南ラインだったりして1890円って入って来るの。んで、会社の旅費精算テンプレートでPDF化ね。GのAPI使えば難しくは無いよね。グループウェアにでも入れたら便利そう。ハードル低いから既にありそうだな。

参考文献:Twitter

石井さんからもらったExcelの出張テンプレートに萌えてしまった。破壊力強し。

参考文献:Twitter

旅費精算書テンプレートのメリット3つ

旅費精算書テンプレートのメリットを3つチェックしましょう。

メリット① 必要事項がフォーマットされている

初めて出張旅行費を申請するときでも、必要事項がすでにフォーマットされているので記入するだけで完成できます。自分で作成する必要もなく、申請受理も速やかに行うことができます。

メリット② 無料でダウンロードできる

旅行費精算書テンプレートは、無料でダウンロードできるのがメリットです。契約やメンテナンス費用もなく、誤って削除してしまったときでも、何回でもダウンロードできます。

メリット③ 様々なテンプレートが利用できる

サイトにもよりますが、会社のスタイルに合わせた旅行費精算書テンプレートを選ぶことができます。精算書だけでなく、出張に関するテンプレートも同時に利用できます。

旅費精算書テンプレートのデメリット2つ

旅費精算書テンプレートのデメリットを2つまとめました。

デメリット① 自動入力申請ができない

パソコンやスマホなどで自動申請ができる精算システムとは異なり、手書きで記入する手間がかかります。その場で申請できず、カード類との連携もできないため、完了するまで気に留めておく必要があります。

デメリット② 領収書を保管する必要がある

出張旅費申請金額が正しく記入されているか、経理がスムーズに確認するためにも領収書を提示する必要があります。出張中は失くしやすいので、専用のケースなどにまとめて保管しておきましょう。

まとめ

旅費精算書テンプレートがあれば、出張に伴う費用をはじめとする必要事項をまとめて記入することができます。無料でダウンロードが好きなだけでき、ビジネスの経理を効果的にサポートしてくれるでしょう。

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