テレビで「業務上横領で逮捕」というニュースを聞きますよね?ニュースになっているのは巨額な横領の場合がほとんどで、実は少額での経費不正は多くの企業で頻繁に行われています。ほとんどの企業が横領に対する防止策をとれていないのが現状です。このような状況の中、経費不正防止策ができるとして経費精算システムが注目を集めています。本記事では、経費不正の事例を紹介し、経費精算システムがどのように不正を防止するかを解説します。

ケイヒさん
経費の不正は企業に損失を与えるだけでなく、不正をした従業員に対しても懲戒解雇など社会的制裁がくだったり、どちらも不幸になってしまう。でも経費申請が多すぎて全ての申請に対して不正チェックをしきれない。どうしよう

セイコさん
経費不正をチェックするのは大変ですよね。最近は経費精算システムを利用して不正防止している企業が増えています。経費精算システムがどうやって不正防止しているかを解説しますね。

経費不正の事例を2つ紹介

最初に、頻度が高い2種類の経費不正事例を紹介します。

①交通費の改ざん・水増しを行う

経費申請で多いのが出張などでの交通費の水増しです。本来は必要最低限の金額を経費として申請しなければなりません。しかし実際の移動ルートよりお金のかかるルートで申請する、本来は電車を使わずに自転車や車を使って移動したのに電車代を請求するという不正が横行しています。以下に、実際にニュースになった交通費不正の記事(一部抜粋)を紹介します。

本当は自転車で通勤…岡山県職員が交通費を不正受給 3カ月間の減給処分

岡山県の男性職員が、通勤手当約41万円を不正に受給していたとして懲戒処分を受けました。

減給10分の1、3カ月の処分を受けたのは、岡山県保健福祉部の副参事の男性職員(53)です。県によりますと、副参事は2011年4月に、岡山市の自宅から県庁までバスで通勤するとの届けを出しました。しかし、実際は自転車で通勤し、7年8カ月分の通勤手当、約41万円を不正に受け取っていました。

 

通勤にバスを利用するとして交通費を請求しながら、実はバスを使わず無料の自転車で通勤して交通費をすべて着服する手口です。

このような不正は発見するのが難しく、発覚するまで不正を続ける悪質な事例で、被害額も大きくなります。

②領収書の金額を書きえる

経費不正の2つ目の事例は領収書の金額書き換えです。領収書の金額や日付を不正に書き換えて差額を着服するという方法です。例えば申請者が5,000円の領収書をもっているとします。領収書の金額欄に1と追加して15,000円にして申請するようなケースです。経理担当者は各要件をいちいち発行者に確認をとったりしません。申請者の領収書を信用して処理します。そのため、この手の不正を防止するのは非常に困難です。

それ以外にも、個人的に使った費用を経費として申請したり、領収書をコピーしておき、日付部分のみ書き直して再度申請するなどの不正があります。

これらの経費不正を人の手で取り締まるのはとても大変です。従業員との信頼関係も崩れていきます。しかし、経費の不正利用を放置するととんでもない事態を引き起こしてしまいます!次は経費不正を放置するとどうなるか、放置してはいけない理由を解説します。

経費不正を放置してはいけない3つの理由

経費不正は社内全体に影響を与えるため、放置することは絶対にいけません!

経費不正を放置してはいけない理由として主に3つ挙げられます

・「利益=売上-経費」が正しく計算できない

・同僚への不信感が高まり協力しあえない

・最終的に経費水増しとして「脱税行為」として企業が罰せられる

職場の雰囲気がギクシャクすれば生産性が下がります。また、脱税としてニュースになれば、企業の信頼が失われます。一度失った信頼を取り戻すのは非常に大変です。

経費不正を防ぐ4つの解決策を紹介

経費不正を防ぐ効果的な方法を4つ紹介いたします。

解決策① 法人カード・クレジットカードを導入する

法人カードやクレジットカードを使うことで、人が改ざんできないようにすることができます。支払いをカードで行い、カードと経費精算システムを連携することで、カード使用データを直接経費精算システムに送ることで、人の手を介さずに申請を行うことができます。人の手が入らないので、不正申請やミスをなくすことができます。

解決策② 高額な経費や交際費は事前申請制にする

高額な経費や交際費は事前に上長の承認を得てから経費使用できるように設定できます。上長が目的や金額を精査して問題なければ承認してはじめて経費として使用できるようになります。事前に申請することで、あとから改ざんなどを防ぐことができます。

解決策③ 交通費の不正利用は経費精算システムで自動ブロック

経費精算システムでは移動手段の最安ルートを自動で算出する機能を持っています。そのため、交通費の経費不正使用を防止することができます。申請者が金額を変えるとアラートが発生するなど設定することができます。最安ルートだけでなく、会社が認める複数のルートから選択するような企業の方針にあった経費精算システムを構築することもできます。

また、定期区間の料金も自動除外することができるので、2重で交通費を受け取るという不正を防ぐことができます。
従業員や経理担当が定期区間の料金を計算するのも大変ですので、その手間を省くことができます。

解決策④ 領収書の書き換え防止

領収書を使うと改ざんが可能になりますが、経費精算システムを使うことでクレジットカードやICカードと連携し、経費データをシステム同士が連携するので従業員の手が介在されないため、不正をすることができなくなります。金額を編集などで変更した場合もアラートが表示されるなど、不正を防止することができます。

経費精算システム導入による不正防止以外のメリット

経費精算システムを導入することで不正を防止することは説明しました。経費精算システムは単に不正を防止するだけでなく、経費申請の生産性向上や作業者・管理者のミス削減、領収書を電子化することで管理しやすさ向上などのメリットがあります。

代表的な経費精算システムの機能や価格を知りたい方は下記記事をご覧ください。

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