貴方はICカードと連携ができる経費精算システムを導入したいと思ったことはありませんか?

ただ、どんな評判があるのか気になりますよね。

ICカード連携機能を持つ経費精算システムには、交通費を精算する際に発生する入力ミスを減らせるメリットがあります。手動で交通費を精算する場合だとミスが起こりやすいので、ミスを削減してスムーズに精算できるようになるのは大きなメリットです。

入力ミスがなくなることでメリットがあるのは自分だけでなく、それをチェックする経理担当者にもあります。経理担当者が入力ミスがないかチェックする必要性がないため、一通り確認するだけで負担が軽くなります。

ただし、ICカード連携機能を持ったカードを持っていなければ交通費を精算することができないデメリットがあります。他にも数十件しか履歴に登録されないため、精算する癖をつけないと古い履歴から自動的に消えることになるでしょう。

経理課
ICカード連携機能がある経費精算システムを導入してみたいけど、どんなメリットやデメリットがあるのか気になります。ICカードと連携ができれば交通費の精算がかなり楽になるので興味があるものの、どんな会社がICカード連携機能を持つ経費精算システムのサービスを提供している会社も知りたいです。

専門家
ICカードとの連携機能を持つ経費精算システムを導入すると交通費の精算がとても簡単になりますが、どんなメリットやデメリットがあるのか気になりますよね。それでは、ICカード連携機能のメリットやデメリット、ICカード連携機能を持つ経費精算システムを6社ご紹介しましょう!

交通費精算におけるICカード連携機能とは?

交通費の精算を行うのに役立つICカード連携機能とは、SuicaやPASMOなどのICカードと経費精算システムが連携されたシステムのことです。

経費精算システムにおいて主に手動で入力していた交通費の精算が、ICカードリーダーにかざすことによって簡単に交通費の精算ができるようになっています。

やり方は主に契約している経費精算システムを導入した後、パソコンやスマートフォン、タブレットにICカードをかざすだけです。

そうすることでICカードに登録されている履歴を読み込み、寸分狂わずその日のうちにかかった交通費を精算することができます

ICカード連携機能の3つのメリット

ICカード連携機能には様々なメリットがあります。

ICカード連携機能を活用することで、今まで以上に交通費の精算効率が高くなるでしょう。

それでは、ICカード連携機能のメリットについてご説明しましょう。

メリット① 入力ミスがなくなる

これまで交通費を経費計上する際に精算する時は、全て手動で行わなければなりませんでした。

しかし、全て手動で精算する場合だと人為的なミスが発生するという最大のデメリットがあります。

交通費を手動で精算する場合、利用した区画やかかった運賃などを調べる必要性があり、とても手間がかかります。

交通費の数字が間違っていたり、形状する必要性があるものを見過ごしてしまったりと人為的ミスによる影響はとても大きいでしょう。

ですが、ICカード連携機能を利用することにより、全ての作業がカードリーダーにICカードをかざすだけで完了します

カードリーダーがICカードに登録されている履歴を読み取ることで経路や金額、日付が簡単に登録できるため、手動で精算する必要性がありません。

これまでに利用した経路や金額もワンタッチで分かるので、交通費精算の手間がかからないのが最大のメリットです。

メリット② ICカードリーダーがあればどこからでも精算できる

ICカード連携機能のメリットは、ICカードリーダーさえあればどこからでも交通費が精算できることです。

ICカード連携機能を行う時は市販のICカードリーダー、もしくは契約したシステム会社から支給されるカードリーダーを活用します。

出張先などにICカードリーダーを持っていけば、外出先でも交通費を精算することができます

ICカードが保存しておける履歴には限りがあるので、古い履歴から消えないうちに出先で交通費が精算できるのは大きなメリットでしょう。

メリット③経理担当者の負担が軽くなる

手動で交通費の精算を行った場合、経理担当者は計上された交通費を一通りチェックします。

そのチェックの中で入力間違いや定期区画のチェックを行わなければならず、それを計上してきた全員分行うので非常に負担がかかるものでした。

しかし、ICカード連携機能を活用することにより、利用履歴が自動的に登録されるので利用区画が控除されます。

利用区画が控除されることで正しい金額が入力されるため、経理担当者は入力間違いや定期区画のチェックを行う必要性がありません

経理担当者の負担が軽減されることも、企業全体の作業の効率化に繋がるでしょう。

ICカード連携機能の3つのデメリット

ICカード連携には主に3つのメリットがありますが、デメリットもあるので注意が必要です。

ICカード連携機能が故のデメリットなので、運用する際にはどんなデメリットがあるのか注意しましょう。

それでは、ICカード連携機能のデメリットについてご説明しましょう。

デメリット① ICカードに登録される履歴が少ない

SuicaなどのICカードは基本的に20件までの履歴しか登録されません

そこまで移動が多くない人ならまだしも、履歴が20件までしか登録されないとなると交通機関の移動が多い人は逐一交通費を精算しなければならない手間がかかります。

もちろん20件を超えた場合は古い履歴から消えてしまうため、そうなる前に精算する必要性があるので注意しましょう。

デメリット②ICカードリーダーを持ち歩かなければならない

ICカード連携機能で交通費を精算する時は、外出先にICカードリーダーを持っていかなければなりません

つまり、ICカードリーダーを持って行き忘れると20件までの履歴を残したまま帰ってくるか、手動で交通費を精算するか選択を迫られることになるでしょう。

デメリット③初期費用が高い

契約する経費精算システム会社によっては月額費用が高かったり、所定のICカードリーダーを購入しなければならないなど初期費用が高くなるケースがあります。

特にICカードリーダーを従業員全員に配布するとなると相当な初期費用がかかるため、一部の従業員しか利用できない形にならざるを得ないでしょう。

ICカードリーダーを導入する時は、どこで使うのが効率的なのか考える必要性があります。

ICカード連携機能をもつ経費精算システム6社

ここからはICカード連携機能を持つ経費精算システム6社についてご説明しましょう。

1ユーザーあたりの月額費用 対応端末 利用方法
Dr.経費精算 0円 PC、スマホ Dr.経費精算専用のタブレットをレンタル。タブレットにSuicaをかざす
Staple 600円 Androidのみ NFC対応のスマホにICカードをかざしてSuica履歴を取得する
ジョブカン経費精算 400円~ iOS+Windows PC Pasoriリーダーをレンタルまたは購入し、ICカードをかざす
ハイ!経費 300円~ Windows PCのみ Pasoriリーダーを購入し、それをWindows PCに接続する。
楽楽精算 50ユーザーまで3万円 PC、スマホ Pasoriなど市販のICカードリーダーが利用可能。PCに接続し、Suicaをかざす。
Concur Expense 3万円~ PC、スマホ PitTouch Pro2(1台9万8000円)など所定の読み取りリーダーを購入

サービス①Dr.経費精算

サービスHP

Dr.経費精算では、スマホのカメラでレシートや領収書を撮影するだけで内容が自動入力されます。

IT関連に疎い人でもすぐに使いこなせる万全のサポート体制が整っており、なおかつ説明会や初期設定もデフォルトで行ってくれるなどICカード連携機能を初めとする様々なサービスが提供されています。

Dr.経費精算の導入を検討しているなら、以下の記事もご覧くださいね。

参考記事:Dr.経費精算の実際の評判は?事例やメリット、デメリットを解説

サービス②Staple

サービスHP

Stapleでは、スマホで領収書を撮影するだけで精算が手続きができること、そしてICカードとの連携機能などのサービスがあります。

初期費用がかからず、Slackなどのツールとも連携しており、なおかつStapleカードを活用すれば社内でキャッシュレス化が可能になります。

Stapleの導入を検討しているなら、以下の記事もご覧くださいね。

参考記事:Staple(ステープル)の実際の評判は?事例やメリット、デメリットを解説

サービス③ジョブカン経費精算

サービスHP

ジョブカン経費精算は非常に安い導入費用が特徴で、初期費用やサポート費用が無料です。

勤怠管理システムとの高い連動性、承認ルートを目的別に細かく設定できたり、承認期限が設定できるなど経理担当者にとっても有益なサービスとなっています。

ジョブカン経費精算の導入を検討しているなら、以下の記事もご覧くださいね。

参考記事:「ジョブカン経費精算」の評判は?【4つのメリット・デメリット】

サービス④ハイ!経費

サービスHP

ハイ!経費は業界最安値の月額費用なので初期費用を安く抑えられる上に、最短1日で導入できます。

駅すぱあとが標準搭載されており、とにかく交通費精算の効率化に特化しています。

ハイ!経費の導入を検討しているなら、以下の記事もご覧くださいね。

参考記事:ハイ!経費の意外な評判は?事例やメリット、デメリットを解説

サービス⑤楽楽精算

サービスHP

楽楽精算はクラウド型経費精算システム業界においてシェア1位を誇っており、交通費精算の効率化に尽力しています。

また、会計ソフト用ファイル形式や全銀データ出力といった会計ソフトへの連携が非常に効率的になっているのも大きなポイントです。

楽楽精算の導入を検討しているなら、以下の記事もご覧くださいね。

参考記事:楽楽精算の気になる評判や事例とは?メリットやデメリットを解説

サービス⑥Concur Expense

サービスHP

Concur ExpenseではICカード連携機能によって簡単に交通費の精算ができるのはもちろん、従業員レポートや取引先レポートなどの高度な分析が可能です。

ぐるなびを初めとする法人予約サービスとの連携も大きな強みとなっているため、契約する価値は十分にあるでしょう。

Concur Expenseの導入を検討しているなら、以下の記事もご覧くださいね。

参考記事:Concur 経費精算の実際の評判は?事例やメリット、デメリットを解説

まとめ

交通費精算を手動で行うとミスが発生しやすいため、ICカード連携機能を持った経費精算システムを導入することで効率良く交通費の精算ができます。

もしも交通費の精算が面倒だと思ったら、ICカード連携機能を持った経費精算システムを導入してみてはいかがでしょうか。

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