事業者のみなさん、社員の方々は月末の交通費精算処理に四苦八苦されていませんか?

特に営業職などで外回りや出張が多い!という方は、訪問先ごとにどの交通機関を利用したのか、その金額や経路はどうだったのかを確認し直さないといけないので、多忙な人ほど清算処理に時間がかかってしまい、本来の業務に支障をきたしてしまうこともあるかもしれませんね。

今回は社員が増えるほどに、あるいは営業や外回りの業務が忙しくなるほど煩雑になってくる交通費精算処理業務のスピードや精度が向上する2つの方法を紹介します。

経理課
交通費精算処理業務の効率化を図りたいのですが、何か良い方法はないでしょうか
専門家
アプリやソフトなどを使えば交通費精算は簡単に処理できるようになりますよ

交通費精算処理に時間がかかる2つの理由

理由①交通費を調べるのに時間がかかる

交通費精算の際には、路線バスや電車は自動的は領収書は出ないので、バスや電車を使うたびに運賃を記録しておくか、または後日インターネットなどで運賃を調べる必要が出てきます。

毎日のように、または1日に何回もいろいろな交通機関を利用する社員にとっては、この作業は大きな負担ですし、ミスや漏れも出てきがちです。

また清算処理申請を承認する上長や最終の経理上の処理を行う経理担当者は申請された交通費について、それぞれの運賃が正確に申請されているか、運賃を調べなおすという確認作業が必要となってきます。

申請者が多い場合や月末など清算が集中する時期は、上長や経理担当者も「交通費の再確認」に時間をとられ、その負担もかなり大きなものになってしまいます。

理由②申請から承認までのフローに時間がかかる

先ほども述べたように、交通費精算は申請者本人から上長の承認、経理担当者の処理という流れで行われますが、万が一申請者に勘違いやミスがあった場合、申請は差し戻しされます。

交通費を多く使っている社員ほど日中は社内におらず、申請が差し戻された場合でも即時にミスを確認・修正、再申請というのは物理的に無理です。

承認する上長は申請者の「帰社」を待たなければいけなくなりますし、さらに上長も外出が多い場合は上長も社内に戻ってからの再承認となるので、経理担当者にとっては「保留案件」がたまるばかりで、全ての社員の交通費精算の最終処理に非常に時間がかかってしまいます。

このような状況では申請者も上長の本来の業務に支障をきたしてしまいますし、経理担当者の業務の効率化も難しいですね。

交通費精算を効率化する2つの方法を紹介します

上記のような状況を改善し、交通費精算を効率化する方法として、SuicaやPASMOなどの交通系カードやモバイルSuicaを利用する2つの方法をご紹介します。

方法①交通系ICカード読み取りリーダーを使う

社員の交通費支払いに交通系ICカードを使用している会社のみなさんにおススメの方法です。

社員が使用した交通系ICカードを、クラウド型経費精算システムを提供している会社等が貸し出している専用のカードリーダーにかざすとカードの利用履歴が表示され、同時に経路や金額がシステム内に自動入力されます。

この方法は、各人の日々の交通費管理や清算処理のための入力作業がなくなり、さらにその清算額についての上長や経理担当者の再確認作業を非常にスムーズかつ正確にすることができますが、クラウド型経費精算システムを提供している会社との契約やシステム利用料が必要です。

また交通系ICカード内に残る利用履歴は20件という上限が決まっているものが多いので、カード利用者は決まっている件数に達する前にカードをリーダーに読み込ませる必要があります。

社員1人1にカードリーダーを支給できればよいのですが、システム提供会社から貸し出されるカードリーダーの数にも限りがあるため、各社員は社内の所定の位置に設置されたカードリーダーにカードを読み込ませるためだけに出社しなければならないという事態も想定されます。

赴任または長期外出している社員が多い会社には不向きな方法かもしれません。

また、クラウド型経費精算システムの多くは乗降した駅名等を入力するだけで、交通費が自動計算される機能が付随しています。
そのためアプリを入れればスマホやタブレットからの入力が可能になるクラウド型経費精算システムもあるので、外出先からの交通費精算も可能です。

方法②モバイルSuicaを利用する

携帯電話やスマートフォンにSuicaの機能を搭載させるアプリ「モバイルSuica」

事前に社員各人の「モバイルSuica」をクラウド型経費精算システムに登録・認証させれば、社員が「モバイルSuica」で駅やバスの中で交通費を支払うと同時に、その利用履歴が経費精算システムへ自動で反映されます。

この方法は社員が交通費精算のためにいちいち会社に戻る必要がなくなり、さらには利用した時点で清算処理が行われることから、交通費の入力ミスや入力漏れがなくなります。

随時社員個々の交通費精算が行われるため、上長による承認や経理担当者による清算処理の迅速化も期待できます。

方法①と同様に、クラウド型経費精算システムを提供している会社との契約や利用料金が発生すること、さらには「モバイルSuica」に対応しているスマホを営業職や外回りの多い社員全員に携帯させることが必要となってきます。

交通系ICカードやモバイルSUICAに対応可能なクラウド型経費精算システム

方法①または②で紹介した方法に対応しているクラウド型経費精算システムをご紹介します。

①Dr.経費精算

Dr.経費精算〇乗換案内やICカード・モバイルSuica履歴の連携

〇iPhoneアプリ及びAndroidアプリを備えているので外出先からの清算処理が可能

〇領収書はスマホ撮影かスキャンするだけで代行入力される

〇多数の会計システムに対応可能

Dr.経費精算の口コミ

経理の管理画面が非常に見やすく、現場の営業社員からも「本当に経費精算が楽になった」と好評です。値段以上に現場の効率化が実現できています。

会計ソフトとの自動連携で、ペーパーレス化や入力の自動化ができました。また、申請フォーマットをカスタマイズできるので、差し戻しが大きく減り、入力間違いも少なくなりました。

サービス詳細については下記記事をご覧ください。

②SAP Concur

SAP Concur〇Suica / PASMO / ICOCA など交通系ICカードと連携

〇経費精算処理業務を全て自動化

〇上長承認もモバイルで可能

〇初期費用無料・月額30,000円(レポート360件につき)

SAP Concurの口コミ

常に最も優れたシステムを入れ、世界で統一した運用を行う当社にとって、Concur は、今後の改革に貢献すると思います

(株式会社ファーストリテイリング)

個人的な実感として、10回も使えばこのシステムになじむと思います。今回の Concur 導入を業務全体の生産性向上のきっかけにしたいと考えています

(株式会社クレディセゾン)

参考文献:SAP Concur導入事例

③ハイ!経費

ハイ経費〇交通系ICカードのデータから必要な交通費を選択し、経路と運賃を自動取り込み

〇乗換案内サービス「駅すぱあと」と連携し、経路と運賃を自動計算

〇「勘定奉行」などの会計ソフト用のデータ作成可能

〇1アカウントあたり初期費用 1,000円/月額300円

ハイ!経費の口コミ

基幹システムも刷新し、電子化を進めています。

(中略)

実現するには、ハイ!経費のワークフローは機能的にもコスト的にもちょうど良かったのです。

(朝日税理士法人城南支社)

参考文献:ハイ!経費導入事例

すごく簡単に交通費などの申請ができるので良かったです。以前までは月末にまとめて1時間半ぐらいかかってていたものが外出先でも利用可能なので都度、それも数分で申請ができるのには営業側に喜ばれています。管理側としても通勤定期区間分は控除されて正確な区間の交通費精算が可能なので確認・処理のスピードが上がりました。

(株式会社more communication)

参考文献:ハイ!経費導入事例

まとめ

業務が発展し、社員が増えて仕事内容が複雑になればなるほど経費精算処理業務は会社にとって大きな負荷になりがちです。

特に各社員の交通費精算は、経路や運賃について一つ一つ確認していく作業だけでも大変な時間と手間がかかかります。

実際に交通費を使って精算処理を行う社員はもちろん、その清算について承認する上長や最終的な処理業務を行う経理担当者の負担は毎月末や決算時期には大変な負担となってしまいます。

クラウド型経費精算システムを導入し、交通系ICカードモバイルSUICAと組み合わせて交通費精算を行えばその処理業務は非常に容易になり、ミスも少なくなるはずです。

交通費精算処理業務を効率化することは経理業務の精度アップ清算処理業務のクリーン化に直結し、ひいては本来の業務の生産性向上にも繋がります。

ただし、クラウド型経費精算システム導入にあたっては月額の利用料金等が発生すること、交通費精算処理を自動化するためには交通系ICカードやモバイルSUICA対応のデバイスを各社員に支給する必要があることや、万が一社員が交通計ICカードやモバイルSUICA対応のデバイスを紛失したり、クラウド型経費精算システムに繋がるためのIDやパスワードを流出させた場合のリスク管理が必要となることなどについて、十分検討しなければなりません。

今回紹介した方法を上手に選択して、本来の事業を効率よく進めていくためにも重要な業務である交通費精算処理の改善を図っていきましょう。

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