経理課
今さらなんですが…仮払いってどういう時に使うものなんでしょうか…
職場の人たちは普通に使いこなしているんですが、私は恥ずかしながら、未だ仮払いについてよく分かってません。
いつ仮払いを使うことになるかとビクビクしてます…!
専門家
仮払いをシンプルに説明すると、事前に支払いが必要な業務に関して、会社から社員へあらかじめ費用を渡しておくものですね。
社員が自腹で立て替えずに済みます。

今回は、恥ずかしくて質問できない!
仮払い」の仕組みや使い方メリットデメリット、似たような制度との違いをご紹介します。

社会人ならどこの会社に行っても必要となる知識なので、必須知識としてチェックしておきましょう。

業務で必要な仮払い制度!どんなメリットがあるの?

仮払いは、作業や業務で必要な費用を会社が一定額、社員に渡しておく制度です。

仮払いは基本的におおよその金額で渡され、社員はその仮払いの中から主張費や接待費など、業務に必要な支払いをします。

例えば、自社主催で取引先数社との会食を開くことになった場合、費用数十万円になるなど、社員ではとても立て替えられない額の経費が発生する可能性もあります。

社員が少額でも自腹で業務に必要な費用を立て替えてトラブルが発生すれば、会社にとってもリスクとなります。

社員が出張に出る際にも、遠方への交通費宿泊費用など自腹で立て替えるのが難しいケースもありますから、一般的に仮払いが使われるケースがほとんどです。

仮払いは、会社にとっても社員にとってもメリットがあり、必要性が高く重要な制度です。

当然、社員は仮払いを私的に利用してはいけません。

業務上で発生する支払いにのみ使うことができ、領収書やレシートは必ず保管する必要があり、仮払いで残金が出れば、会社へ返却しなければなりません。

仮払いで発生するデメリット

会社側にも社員にもメリットしかないように思える仮払いですが、デメリットもあります。

仮払いは会社から現金を預かるわけですから、現金の取り扱いに注意しなければなりません。

そう、仮払いを受け取った社員は、慎重に現金のを扱わなければなりません。

また、経理担当者から仮払い金額を受け取る・領収書やレシートを厳重に保管し、業務が終了すれば申請書や報告書を提出するなどの業務が発生します。

経理担当者も、会社の小口現金を社員へと渡し(出納)、社員からレシートと残金を受け取れば確認作業、報告書との照らし合わせなどの業務が発生します。

【注意】「仮払い」と「立替経費(実費精算)」は異なる!

社内の経費取り扱いに関する制度として、仮払いの他に「立替経費(実費精算)」があります。

社会人の中にはこの2つを混同している人もいるようですが、詳しくは全く異なる制度なのでご注意ください。

 

  • 仮払い…会社が社員へおおよその額をわたし、社員は受け取った仮払金から必要経費を支払う。残った仮払金は会社へ返却。
  • 立替経費(実費精算)…必要費用を社員が一時的に会社に代わって立て替える。社員が建て替えた経費は、会社が後日社員へ支払うことで清算完了となる。

 

仮払いでは、必要になるおおよその金額を受け取って、残金は会社に返却します。

経理担当は、社員から提出された残金と領収書・レシートとを照らし合わせて、正しく費用が使われているかどうかチェックします。

立替経費の場合、交通費など業務に必要な支払いを、社員が自腹で立替えておきます。

この時も必ずレシートや領収書は保管必須で、いくら立替えたのかを証明しなければなりません。

後日、会社が立て替え分を社員に払えばOKです。

仮払いは、社員が自腹で立て替えずに済むので、会社としても社員としても安心感がありますが、どうしても仮払い申請や報告書などの手間がかかってきます。

仮払いにおける現金扱いや作業の手間がかかるというデメリットは、2つの対策案があります。

対策その1:少額経費の場合は立替経費を利用

経費の中でも少額ならば、なるべく立替経費を利用することで、社員も会社も少額現金の関する申請業務、受け取りや確認や報告などの業務の手間を省くことができます。

※会社によっては立替経費を実費清算と呼ぶところがあります。

対策その2:コーポレートカードなら立替も仮払いも不要!

コーポレートカードを導入している会社も増えていますが、対策としてかなり有効です。

コーポレートカードで社員が支払えば、立替精算は不要ですし、もちろん仮払いも不要です。

社員も経理担当者も業務や手間を省けて、経費の確認も間違いなく行えます。

【決算と仕分け】仮払いはどう扱う?

基本的な仮払いシステムを理解できたら、仮払いに関する仕分けや決算情報も覚えておくと、より会社での業務に役立ちます。

仮払金の勘定科目での扱い方

例)社員が出張に向かう際、社員は仮払いを受け取るために経理課へ申請します。

仮払金を勘定科目に計上する時は、その名の通り「仮払金」でOKです。

仮払金を受け取った社員は、そのお金の中から出張費用を清算し、残金と領収書を経理担当へ提出。

経理担当者は、仮払金を交通費や宿泊費・食費など適切な勘定科目へ仕分けしなければなりません。

勘定科目における仮払金の注意ポイント

仮払金の大前提は、一時的な仕分けだということです。

決算までに確実に清算を済ませなければなりませんし、仮払金の残高が計上されたまま残っているのはよくありません。

毎回、確実に仮払金が何に使われたか記録していくことが大切です。

決算時の記入漏れ・計上漏れがないよう注意するためにも、確実な記録が必要です。

クリーンな会社運営として、決算前にはそれまでの仮払金がゼロになっているのがベスト。

さらに、社内での仮払金の取り扱いルール決め事を整えて共有しておくことが大切です。

時に、仮払金が私的流用される事件などもあるので、そういったトラブルを避けるためにも仮払金のルールを整えておく必要があります。

取り扱いのルールが決まっていれば、経理担当の業務も統一できて仕分けもスムーズになりますよ。

Not仮払金!混同してはいけない勘定科目が3つあります

混同してはいけない勘定科目その1:立替金

立替金は、社員や取引先企業・関連会社が支払うべき費用を、会社サイドが立替えておくお金のことを指します。

一時的な立替であり、後々には戻ってくるので金銭債権に分類され、使われる目的がハッキリしていることがほとんどです。

損益にはつながらず、利息がない融資とも考えることができます。

クライアント側が支払う手数料を一時的に立て替えたり、社員の雇用・労働保険費を代行する際にも、勘定科目は立替金になります。

立替金で重要なのは、確実に回収できるかどうか。

立替金は債権の一種なので、回収されないままの勘定科目が増えてしまうと、会社運営的にマイナスイメージに繋がります。

混同してはいけない勘定科目その2:預り金

その名の通り、会社側が社員やクライアントから一時的に預かる費用のことです。

社員であれば給料天引きだったり、取引先から預かるもの後々に納付しなければならないものなどが預かり金に分類されます。

例えば、社員の健康保険料や社会保険料が給料天引きである場合、預かり金に仕分けられます。

他にも社員の源泉所得税など、税金関連も預かり金として仕分けられます。

預かり金最大の特徴は、第三者への納付など税金関連が預かり金へ分類されること。

そのため、支払期日厳守であり、滞納による延滞金・延滞税・不納付加算税といったリスクを確実に回避していかなければなりません。

さらに、預かり金の預かり期間が長期にわたると、別資金として使われる可能性も出てきますので、預かり金は確実に預かり、正しく使わなければなりません。

混同してはいけない勘定科目その3:前払金

購入する商品サービス受け取る前に支払ったお金は、前払金です。

前払金の他に、手付金内金とも呼ばれます。

商品やサービスの手付金や内金は前払金として仕分けられ、賃貸物件保険料など、年払いする場合にも前払金と仕分けられます。

まとめ

会社・企業内ではごくごく一般的に使われる仮払いシステム。

新社会人や、これまで仮払いを扱うことなく業務をこなしてきた社員にとって、仮払いの仕組みがよく分からないという声も当然でしょう。

誰だって初めてのことは分かりませんし、ルールや決まりも分からなければ不安にもなります。

本来ならば、会社内で経理のプロである経理担当にしっかり聞くことが重要ですが、前もって情報を把握しておけば、仮払い関連で発生する業務もスムーズになります

この記事の内容を把握しておけば、仮払いに関する基本的な情報はバッチリです!

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