交通費を申請する際、定期区間が含まれているとその部分を控除しなければならず、計算が面倒ですよね。
経理担当者の立場としても、定期区間控除を全く考慮しないまま申請されたり、その申請が正しいのか判断することに業務時間を費やしてしまうことも多いでしょう。

しかし、今の時代はそんな悩みもアプリやクラウドシステムを使うことで簡単に解決することができます。
そこで、この記事では定期区間を控除して表示してくれる無料アプリや、交通費精算アプリ3つを紹介していきます。

経理課
うわ、またこの人定期区間含まれているのに控除せずに申請している。定期区間が含まれた申請って経理の負担が増えるばかりで本当に大変。どうにかなりませんか。
専門家
そんな疑問に私がお答えします!定期区間が含まれる申請の場合、経理担当の方はそれが正しいか確認するのが大変ですし、申請する方もいちいち調べるのが面倒ですよね。

そこで私がそんな悩みを解決する便利な交通費精算アプリ3選を紹介します!

定期区間含む交通費申請は何がリスク?

定期区間を含む交通費申請は、不正申請の原因になりうることがリスクとして挙げられます。

では、そもそもなぜ不正申請につながるのでしょうか。実は、申請者が申請を面倒に感じて後回しにしたり、適当に提出してしまうことが不正申請につながっているのです。問題点を明らかにしていけば、解決策も見えてきますね。申請者が面倒に感じてしまう理由をそれぞれ見ていきましょう。

①定期区間の再確認が必要

まず、定期区間を含む申請時には、二重に利益を得ることを防ぐために、自身の定期区間分料金を控除しなくてはなりません。しかし、そのためには都度定期区間を確認しなくてはいけませんよね。これはかなり手間がかかります。

②交通費申請に業務時間を費やしたくない

昨今、働き方改革で日本社会全体で働きの効率化、残業時間の軽減が進められています。経費申請は重要なこととはいえ、社内で本業こそ仕事という風潮が出ていると、残業をしてまで経費申請作業がしにくくなりますよね。また、本人にとっても、経費作業するくらいなら別の溜まった仕事を片付けたいと別の作業を進めるでしょう。

経理担当者は定期区間を含む交通費申請にどんな悩みがある?

申請者には、申請を面倒と思う理由があり、そのことが原因で不正申請にもつながりうることを説明しました。では、その申請を受ける側の経理担当者にはどんな悩みがあるのでしょうか。

悩み① 申請された経路の再確認に手間がかかる

申請者も自分の定期区間料金の確認を面倒に感じますが、それ以上に経理担当者は再確認に手間取ります。申請者側は自分の区間なので、まだイメージしやすいですが、経理担当者は何人もの人の定期区間を確認しなくてはいけません。

この作業を省ければ、もっと業務効率化が進むのにと感じる経理担当者も多いでしょう。

悩み② 同僚である申請者との関係悪化を懸念

経理担当者にとっては、ミス・漏れのない経理処理をすることが不可欠です。それゆえ、おざなりな申請がなされたり、毎回同じ記入漏れがある申請が出されると注意せざるを得ませんよね。

しかし、申請者が自分より目上だと気まずいですし、それ以外の同僚でも相手も忙しいことがわかるだけにあまりしつこく言いたくないものです。また、あくまで確認しただけでも、相手を信頼していないかのような印象を与えることがあり、確認作業も経理担当者にとっては悩みの種です。

経費精算システムなら定期区間を自動控除!交通費精算が楽に

申請する側も経理担当者側も面倒に感じてしまう定期区間を含んだ交通費申請ですが、アプリや経費精算システムを利用することで多くの問題点を解決することができるのです。

経費精算システムを使用すれば、交通費入力時に自動的に定期区間分を除いた料金を算出します。
また、SuicaやICOCA、PASMO、モバイルsuicaなどの履歴を自動的に読み取ることができるため、履歴を印字する必要もありません。

多くの経費精算システムは不正経費申請を防ぐ仕組みも整っているので、便利なだけでなく、不正防止にも役立つでしょう。

定期区間の控除に対応している経費精算システム3選

それでは、実際どの経費精算システムを導入するのが良いでしょうか。ここでは、定期区間の控除に対応している代表的な3つの経費精算システムを紹介していきます。いずれも、スマホ対応アプリもあるのので、外出先から交通費精算することも可能で便利ですね。

①Dr.経費精算

Dr.経費精算は0円で交通費精算ができるクラウド型経費精算システムです。
他にも自動仕訳や会計ソフト連携、経理作業の自動化、領収証を撮影するだけで入力が可能となる便利なクラウド型サービスです。

Dr.経費精算は、Suicaを始めとする交通系ICカードと連動して交通費を算出することができます。多くの経費精算システムはICカードを都度取り込まなくてはいけず、履歴も20件までしか保存できません。Dr.経費精算ではモバイルsuicaにも連携対応しているので、最大履歴100件保存でき、確認作業も減らせるし、水増しのリスクも減らすことができます。申請者・経理担当者の負担減につながりますね。

Dr.経費精算について、導入をお考えの方は下記の記事をご覧ください。

②楽楽精算

楽楽精算は、初期費用100,000円、月額30,000円〜で誤入力防止や各会計ソフトとの連携も可能なクラウド型経費精算システムです。

楽楽精算は専用の画面で事前に定期区間登録をすることができます。一度登録すると、交通費を計算する際に都度定期区間を計算し直す必要はなく、自動的に定期区間分が控除されるので、大変便利ですね。また、乗換案内Bizとも連携可能ですので、駅名入力だけで区間の金額産出が簡単にできます。また、業務で使った履歴とプライベートの履歴を振り分けてくれ、交通費申請するものとしないものに分けることができるのも魅力です。

楽楽精算について、導入をお考えの方は下記の記事をご覧ください。

③MFクラウド経費

クラウド会計システム、MF(マネーフォワード)クラウドは月3,980円でスマホアプリでの経費申請・承認、手入力不要の領収証自動読み取り機能、口座データ取得などが利用可能なサービスです。

MFクラウドでも定期区間を事前に設定しておくことで、経路検索を行った際にその区間を控除することができます。

MFクラウド経費について、導入をお考えの方は下記の記事をご覧ください。

まとめ

以上、定期区間を含む交通費申請をする方やその手続きを行う経理担当者が抱える悩みを解決する便利な交通費精算アプリ3選を紹介しました。

定期区間が含まれていると、都度調べ直しが必要なため面倒に感じ、つい後回しにしたり、おざなりな申請となりがちです。

結果的に意図せずともそれが不正申請になってしまう可能性があります。しかし、そんな悩みを解決するのがクラウド型経費精算システムですので、この機会に自社での導入を検討してみてはいかがでしょうか。

クラウド型経費精算システムは、アプリを利用することで、いつでもどこでも交通費申請をすることができますし、今回紹介した交通費申請以外の経費精算でも便利な機能がたくさんあるので、便利ですよ。

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