最近では経理業務を経費精算システムを導入して行っている企業が多いのをご存知ですか？経費精算システムを使うことにより、ペーパーレス化、経理業務の効率化、経費悪用の予防、外回り営業の仕事量を減らすなどさまざまな効果を得ることが出来るのです。
しかし、経費精算システムといっても日本国内だけでも多数存在します。ですので、システム導入の際におさえておくべきポイント、実際の失敗の例などを分かりやすく解説していきましょう。
確かに経費精算システムサービスは多く、初心者の人にとってはなおさらどれを選べばいいのか悩みますよね。
まずは、現在の経理業務の状況を把握することが大切になってきます。そしてシステムを導入することによってどのような効果を期待するのか考えてみましょう。そのうえでおススメの選び方をこれから紹介していきます！
経費精算システムを選ぶ際のおススメ5ポイント
経費精算システムサービスと一言で言ってもその商品の数は多く、また特徴も様々です。また、自社とマッチしているかどうか吟味しないとせっかく導入しても負担が多くなってしまっただけといったようなことになりかねません。
そこで、この章では経費精算システムを選ぶポイントを解説していきましょう。
1.クラウド型&スマホアプリのあるシステムを選択する
これまでは経費と言えばエクセル等を使って、手入力をしていた企業が大半だったのではないでしょうか。
しかし、ビジネスマンはもちろん、パート主婦の人やアルバイトの学生さんまでスマートフォンを大半持つようになった時代、このスマートフォンを使わない手はないと思います。
このスマートフォンはネットにつないだり、パソコンと同期したりカメラ機能が付いていたりとさまざまなことが出来ます。例えば先程述べたエクセルにしてもネット上でさまざまな人と共有することが可能なのです。
ですので、クラウド型の経費精算システムを利用すれば、いつでもどこでもログインでき、経理業務を行うことが可能となります。このことによって紙や労力のコストが大幅に減らすことができるのです。
しかし、経費精算システムサービスではスマートフォン対応がされていないものもまだ存在するので、サービス内容にスマートフォン対応がされているものを選ぶことをおススメします。
2.サービスの対象が自社の課題にマッチしている。
経費精算システムを導入することによってメリットを得ることが出来なければ、導入の必要性がなくなってしまいます。
ですので、まずは現在の経理業務を把握し、どのような効果を望んでいるのかを明白にしないと失敗につながる可能性があります。
たとえば、経費を入力する手間を省き、経理業務の効率化を図りたい、ペーパーレス化をして職場を快適にしたいなどです。
企業といっても、大手から中小、職種と数えきれない程ありますよね。ですので、自社にあったクラウドサービスを選ぶ必要があるのです。
ですので、まずは下記の3ポイントを吟味してみてください。
①現時点で経費作業に使っている時間を割り出す
②経理担当者に現時点の問題点を確認する
③経費システム導入後、どのような成果を期待するのか
このようなことをリスト化しておくと、よりスムーズに自社に合ったクラウドサービスを選ぶことが可能となるでしょう。
経費精算や交通費精算でよくある課題は下記の通りです。
- 経費精算や交通費精算の手入力を楽にしたい
- 会計ソフトへの手入力をなくしたい
- 不正な経費申請を防ぎたい
- 紙の領収書原本をなくし、ペーパーレス化を実現したい
多くの経費精算システムでは、会計ソフトとデータ連携機能があったり、駅すぱあとなどのシステムと連携することで交通費精算金額を自動算出する機能がついています。
また、不正な経費申請を防ぐためには、経費精算のアラート機能などがあるシステムを選ぶ必要があります。
手入力を楽にする他の方法としては領収書やレシートの自動入力に対応しているシステムを選ぶことが重要です。
3.他サービスとの連携があるかどうか
最近ではさまざまな他サービスと連携しているクラウドサービスがあります。
代表的なのは公共交通機関との連携サービスです。
経費として一番よく使い、かつややこしいのが交通費を1つとしてあげることが出来るでしょう。
公共交通機関だとSuicaなどのICカードを利用する人が断然増えました。ですので、SuicaやICOCAなどと連携しているサービスを選び、履歴などが自動入力できるサービスを選ぶことでより正確かつ時間短縮をすることが可能となってきます。
ですので、自社がよく使う他サービスとの連携の有無もサービス選びのポイントとなってくるでしょう。
４．営業マンの判断
自分達だけで判断するのではなく、システムサービスについて熟知している経費精算システムサービスの営業マンなどに話を聞いてみるとより正確なサービスを選ぶことが可能になってきます。それらの営業マンに話を聞き、相談してみるのもいいのではないでしょうか。
ただ、自分の営業のことしか考えていない営業マンもいるので、見極めることも必要となってきます。
誠実な営業マン
・打ち合わせの際、必ずメモを取る
・こちらの話を最後まで聞いてくれている（話の腰を折らない）
・自社の予算や状況・こちらの意見を把握し、的確なアドバイスをしてくれる。（もし即答できない時などは調べてくれたりと誠実さを感じる）
・自分のサービスの良い点ばかりをあげたり他サービスの欠点ばかり述べたりしない。
その他にも自社や自分の考えと合っているかどうかといったこともサービス選びの重要なポイントとなるでしょう。
また営業マン自身も各社の経費精算システムを使っているはずです。ですので、営業マン自身がどのように使いこなしているのかといったことや、デメリットやメリットなど感想を聞いてみるのもいいと思います。
５．セキュリティー・サポート面がしっかりしているか
経費ともなれば金銭面やプライベート的なことも含まれてくることも少なくありません。また、初めて経費精算システムを利用するのであれば戸惑うことも多いでしょう。
ですので、セキュリティー面、サポート面がしっかりしているサービスを選んでおくと安心ですね。
しかし、これは実際に導入してみないと分からない部分もあるかもしれません。そんなときは、導入までの流れを問い合わせてみたりして電話の対応（口調）などを参考にしてみましょう。
このようなことから運営企業自身が信用できるものかどうか判断することも大切なポイントとなってきます。
システム導入までのステップ
ある程度システムサービスを絞ることが出来たでしょうか？では、システム導入までのステップを簡単に紹介しましょう。
１．自社の経理作業の課題を洗い出す
経費精算システムと一言で言っても、各サービスによって付いている機能が違います。ですので、現在の経理作業の課題や欲しい機能などを考え、マッチする経費精算システムを選ばなければいけません。
２．資料の取り寄せ
次に１で洗い出した機能が付随しているかどうかきちんと確認するためにも各サービスの公式サイトを見て調べたり資料を取り寄せたりして確認する必要があります。
また下記サイトでは日本国内の42社の経費精算システムを紹介・比較をしているので参考にしてみるのもいいでしょう。
参考文献：経費の教科書
３．営業マンに話を聞く
数字や資料だけでは分からないことがあると思います。ですので、経費精算システムについて熟知している営業マンに聞いたり、見積もりを作成してもらうとより失敗せずにシステムを選ぶことができるでしょう。
４．無料トライアルを利用する
ある程度導入する経費精算システムを絞り込めたら無料トライアルを使ってみましょう。
経費精算システムを提供している企業はたいてい無料トライアル期間を設けています。期間は1週間から1ヶ月のところが多いです。
この期間に使い勝手を実際に体験してみるといいでしょう。機能はあるが、使っていたものと違う、使い物にならない、また反対にこの機能は使いやすいなど実際に使ってみてはじめて分かることがあると思います。
システム導入後の流れ
システムを導入するといよいよ作業が本格的になり、はじめのうちはある程度時間を割く必要があるでしょう。
特に初期設定や社員への説明会などに時間を取られることも多いでしょう。
しかし、このようなサービスの提供があるシステムを導入することをおススメします。
１．導入前に社内通知
システムサービスの導入を決めたら、そのシステムを導入することによるメリットなどを伝え、社員の承認を得やすくしておきましょう。そうすることで、導入後のクレームの数を減らすことが出来るでしょう。
特に経費申請をする現場の営業課の社員などにはきちんと説明をしておかなければ、システム導入の失敗にもつながりかねません。
２．初期設定を行う
企業によって定期区間や従業員情報、仕訳情報などといったものは全く違ってきますのでこれらをインポートしなければいけません。
これらの作業に多くの時間を割かなければいけないケースも多々あるため、初期設定を行ってくれるサービスを選んでおくことをおススメします。
３．マニュアルの熟読
使い方等を他社員に説明しなければならないことも出てくるでしょう。そのためにはマニュアルを熟読しておく必要があります。
経費精算システム導入で失敗するパターン
さて、せっかく経費精算システムを導入しても失敗に終わるケースも、もちろんあります。
ですので、ここでは代表的な失敗例とその対策を紹介しましょう。
１．「使いにくい」
圧倒的に多いのは、使い勝手が悪く、長続きしないパターンです。
特に経費を請求する側の人からクレームがくることが失敗の要因になることが多いようです。ですので、現場の人にとって使いやすい機能や使い勝手の良さなどを考え、経理者にとっても現場の人にとっても使いやすいシステムを事前に熟考しなければ失敗につながってしまいます。
２．初動時間に時間がかかりすぎる
経費精算システムのメリットとして時間の効率化が挙げられます。それなのに初期設定や使い方習得などに時間を取られてしまっては本末転倒です。
ですので、初期設定を行ってくれるサービスを導入することをおススメします。もちろん追加料金などがかからないサービスを選ぶといいでしょう。
ズバリ！おススメの経費精算システムは？
今まで見てきたように経費精算システムは数多く存在し、企業や職種によってどの経費精算システムを選ぶのか自社で決定する必要があります。
しかし、上記のようなことを全て満たす経費精算システムが存在するのです。
それは『Dr.経費精算』です。
Dr.経費精算はクラウドサービスなのはもちろん、iPhone・Android両方のアプリも配信されています。そのうえSuicaやICOCAとの連携、レシート撮影機能、クレジットカード自動連携、自動仕訳と便利な機能が豊富なサービスとなっているのです。
ですので、一度検討してみても損はないサービスになっています。
