日々繰り返される小口現金の管理は、経理業務の中でも頭を悩ませることの一つではないでしょうか。

帳簿と現金が合わず、1から見直して訂正するために多大な手間と時間がかかってしまった。なんていう経験は皆さん一度はあると思います。

そこで、小口現金管理のシステム化を検討してみてはいかがでしょうか。

小口現金の管理を廃し、システム管理することは、経理業務の効率化のみならず、営業マンなど申請者の負担も減らし、紛失・不正といったリスクも抑えられるので、社内全体の業務の質を高めることに繋がります。

ここでは、従来の小口現金精算を大幅に効率化できる小口現金管理システムを6つ紹介していきます。

各システムの機能や強みを比較して、よりニーズに合ったサービスを選ぶための参考にしてみてください。

経理課
小口現金の管理に時間が取られることが多く、何とかしたいのですが、何かいい方法はないでしょうか?また、もしあるとしたらどのようなものなのか詳しく知っておきたいです。
専門家
私にお任せください。そんな時は、現金管理システムへの切り替え、導入がおすすめです。世の中には数多くの小口現金管理システムがあるので、導入のメリットとともに、おすすめのシステムも紹介していきます。

小口現金とは何か

企業では毎日の業務の中で、交通費や各種備品の購入などの細かい支出が発生します。これらの細々した出費をいちいち仕訳して会計していくのは大変なので、少額の現金を用意しておきそこから支払いますが、この現金のことを小口現金と言います。

経理担当者は、従業員が業務で使った細かな出費に対して、小口現金から支払い、小口現金出納帳と呼ばれる帳簿に記録し、毎日きちんと残高と帳簿が一致するまで確認します。

もし一致しない場合は、一致するか、原因がはっきりするまで1から見直さなければなりません。

小口現金管理システム導入の3つのメリット

小口現金による管理や清算をやめて、システムを導入することはどのようなメリットがあるのでしょうか。大きく3つのポイントに分け説明します。

メリット① 経理業務の削減・効率化

小口現金を扱うことによる経理担当者の負担は大変大きなものとなっています。

その都度、現金による清算をする従来のやり方に比べ、従業員に立て替えてもらい、まとめて清算処理できるシステムを導入すると、短時間で簡潔に清算業務を完了することができます。

小口現金を扱った清算は、毎回入出金を記録し、確認して照合するといった作業をしなければなりません。

特に、照合作業でつまずくと、1円のために現金の数え直しをしたり、提出された領収書の再確認をしたりしなければならず、残業になることも珍しくありません。

細かな作業をシステム管理ができれば、このような無駄とも思える非生産的な時間や作業にかかるコストを大幅にカットすることが期待できます。

メリット② 紛失や不正リスクの大幅減

現金を人の手で管理すると、いくらセキュリティーを強化しても、紛失や盗難、不正といったリスクがつきまといます。

現金と帳簿が合わないといったミスはどうしても起こりえますし、現金という物を扱う限り紛失や盗難といった被害を被る可能性はゼロにはできません。

小口現金の扱いをやめるということは、こういったリスクを排除・軽減することができますし、社内ガバナンスや管理体制を強化していくことにも繋がっていきます。

メリット③ 申請者の手間が省ける

小口現金の清算のために、営業などの現場の人が経理担当者を探し求めて社内を歩き回っている。といった光景を目にしたことはないでしょうか。

数百円の経費のために、外回りからわざわざ社に戻り、清算作業に時間を取られることは、申請者にとっては非常に面倒であり、非効率と言わざるをえません。

これも現金を扱うことによって起きることですが、現金を扱わずに振り込みで清算するシステムを導入することで解消でき、申請者、経理担当者双方にとってメリットがあると言えます。

小口現金の管理を楽にする3つのポイント

小口現金の扱いを人の手からシステムへ切り替えるにあたって、どのような点に気をつければスムーズに移行できるのか、ポイントを解説いたします

ポイント① キャシュレス化可能な項目の洗い出し

小口現金帳の項目を確認して、キャッシュレス化できそうな項目を洗い出してみてください。

例えば、定期購入している備品はネット注文でクレジットカード決済ができそうですし、物や業者によっては月末の一括請求が可能なものもあるでしょう。請求書やクレジットカードなどで決済できるものは、可能な限り切り替えていくようにしてください。

ポイント② コーポレートカードの配布を検討

現金の扱いをやめるのであれば、その代わりとなるものが必要です。

会社名義の金融機関のカード=コーポレートカード(法人カード)
を社員に持ってもらい、立替経費をコーポレートカードに一本化するようにしましょう。

駐車場料金など細かい費用をコーポレートカードで支払えるようになると大変便利です。

ポイント③ 可能な限り立替精算は振込に変更

従来の立替経費の精算は小口現金で行うものですが、システムを導入するのであれば振込に切り替えることも必要になるでしょう。

月に1度の締め日に、立替経費申請書と領収書を提出してもらい、清算は振込によって行います。その都度清算することに比べ、ぐっと効率的になります。

小口現金管理を楽にする経費精算システム6選を解説

ここでは、小口現金業務の効率化、削減が可能なシステムを6つ紹介していきます。

①Dr.経費精算

Dr.経費精算は2016年にサービスを開始したクラウド型経費精算システムです。現在では400社以上の企業に導入されているトップシェアの経費精算システムの一つです。

このシステムの大きな特徴は、スマートフォンで撮影した領収書・レシートの内容が自動で入力されるという点です。経験豊富なオペレーターによる代行入力なので、手書きの走り書きのような文字も読み取るなど、精度が高く安心して利用できます。

他にも、経理担当者の負担を軽くする多彩な機能があり、不正経費申請、入力ミスを防ぐ経費アラート機能から会計ソフト連携までと幅広くカバーしています。

高機能かつ使いやすいといった経費精算システムと言えばDr.経費精算と言えるかもしれません。

Dr.経費精算の基本情報

  • 主な機能:レシート自動入力、会計ソフト連携、クレジットカード・Suica自動連携機能、定期区間自動控除、全銀データ作成、承認フロー設定
  • 特徴:速く正確な自動入力機能、経費精算システム初心者でも使いやすい視認性、操作性

Dr.経費精算について、より詳しく紹介した記事もあります。興味がある方は下のリンクからぜひご覧ください。

②経費BankⅡ

Suicaやクレジットカードからの自動データ入力連携機能、一目でわかりやすいインターフェースが特徴のクラウフド型経費精算システムです。

経費Bankはクラウド(ASP/SaaS)型の経費精算システムで、経費の申請~決済、振込、仕訳作成といった経費業務の全般に対応しています。多様な補助機能があるので、経理業務を効率的にこなすことができるようになります。

個人への経費精算と同様に、振込み用FBデータを作成でき、振込み作業がシンプルでスムーズに行えます。

経費BankⅡの基本情報

  • 価格:25,000円(1~50ID)・10,000円(月額追加ID利用料/50ユーザー単位)
  • 主な機能:IC・クレジットカード連携、駅すぱあと連携、申請書のカスタマイズ機能、承認を10段階まで設定可能
  • 特徴:把握しやすいインターフェースや英語に対応していて、マルチデバイス対応なので使い勝手が良い。

経費BankⅡの詳しいシステム内容について紹介している記事は下記リンクからご覧ください。

③eKeihi(イーケイヒ)

15年以上の歴史を持つ経費精算システムの老舗とも言えるeKeihiは、導入実績2200社、56万人が利用と豊富な実績と経験を持っています。

オンプレミス型、クラウド版の2種類が用意されており、請求書発行から入金管理まで一括でできます。経理の知識がなくても入力や申請が簡単にできるので、効率的でスムーズな経理処理が可能になります。

2015年5月11日からは新サービス「eSeikyu(イーセイキュー)」という名の請求管理システムをローンチして連携が可能となり、より幅広く使えるようになりました。

eKeihiの基本情報

  • 価格:25,000円から
  • 主な機能:ICカード読込み、クレジットカード連携、英語対応、電子帳簿保存
  • 特徴:自動仕訳で経理の知識が少ない人でも安心して使え、入力する際も、自動的に間違いをチェックする誤入力対応があるのでミスチェックの負担が減る。

eKeihiのより詳しい紹介は下記リンク記事にありますので、ぜひご覧ください。

④db Sheet Client (NEWCOM Inc)

クラウド型小口現金の管理特化型データベーシスシステムがdb Sheet Client(株式会社ニューコム)です。Excelで管理している小口現金データをデータベースで全て管理することができます。

公式HP:https://www.newcom07.jp/dbsheetclient/case/index8_1.html

導入企業の一例では、小口現金を扱う業務に取られていた時間と労力を以前の50%以下へと削減。残業時間も減り、営業経費の勘定科目別実績など全体を素早く把握できるようになりました。

  • 価格:100万円以上~500万円未満
  • メリット:小口現金の仕訳入力自動化、経理業務の効率化

db Sheet Client 小口現金管理システム 主な機能構成

公式サイトより引用

⑤desknet's NE (株式会社NEO Japan)

必要な機能をカスタマイズした業務アプリを作成できるツールです。小口現金管理をするアプリや小口現金精算入力アプリといった便利なアプリを作成することができます。

  • 価格:1ユーザー400~
  • 主な機能:・小口現金管理・小口現金払い入力・小口現金精算入力、ステータス管理・残高自動算出

小口現金管理アプリの画面例

公式サイトより引用

⑥ビズトロメイト (株式会社HITACHI)

飲食業向けASPサービスです。現場店舗で取り扱う小口現金管理ができ、店舗で利用する現金管理をシンプルかつスムーズなものにすることができます。

公式サイトより引用

ビズトロメイトの主な3つの特長

  • 小口現金としての入出金管理ができる
  • 会計連動に必要な項目の設定ができる(会計用勘定科目)
  • 小口現金一覧をPDF作成、CSVデータ切り出しすることができる

サポート機能
・小口現金入力・小口現金承認、確定・確定データダウンロード

その他の機能

① 様々な項目の入力・管理が可能

日付、支払額・支払先、入金額、残高、摘要、勘定科目といった用途や、振替店舗などの項目を入力し、管理することが可能

② 小口現金の承認と確定

各店舗で入力された小口現金データを、本部にて承認・確定を行うことができる。

③ 確定データをダウンロードできる

会計システムに連動したデータをさまざまな形で出すことができるので便利です。

まとめ

小口現金管理は、経理業務の中でも時間と手間が掛かるものの代表と言えますが、小口現金管理システムや、その機能を持った経費精算システムを導入することによってその負担はほぼ無くなります。

こういったシステムを導入することは、仕事の質、効率化がますます求められていくこれからの時代に、なくてはならないものと言えるでしょう。

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